Bartosz Obermüller

„Każda organizacja funkcjonuje tak źle, jak tylko może.” To stwierdzenie, znane jako prawo Koźmińskiego, jest brutalnie szczere i niezwykle trafne. Patrząc na codzienną rzeczywistość biznesową, możemy zauważyć, że w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości czy branży, zawsze znajdą się obszary do poprawy. Spróbujmy zatem zgłębić, co dokładnie oznacza to prawo i jak można je zastosować w praktyce.

Organizacyjna rzeczywistość

Każda organizacja, nawet ta najbardziej zorganizowana i efektywna, ma swoje słabości. Wynika to z naturalnej tendencji ludzi do minimalizacji wysiłku i unikania nadmiernego ryzyka. Ludzie dążą do utrzymania status quo, co często prowadzi do zaniedbywania drobnych problemów, które z czasem przeradzają się w poważne trudności. Nawet najlepiej zaprojektowane systemy i procesy nie są odporne na ludzkie błędy i zaniechania. Codzienne operacje firmy są narażone na różne zakłócenia – od drobnych pomyłek w dokumentacji, przez nieporozumienia komunikacyjne, aż po brak konsekwencji w egzekwowaniu ustalonych procedur. To wszystko sprawia, że organizacja działa na granicy swoich możliwości, często niewykorzystując pełnego potencjału swoich zasobów.

Dodatkowo, zmiany w otoczeniu biznesowym, takie jak nowe regulacje prawne, zmieniające się preferencje klientów czy pojawienie się nowych technologii, mogą wprowadzać chaos i dezorganizację. Firmy, które nie potrafią szybko adaptować się do tych zmian, stają w obliczu poważnych wyzwań. Często zauważamy, że organizacje mają tendencję do reagowania na problemy, zamiast proaktywnie je przewidywać i zapobiegać ich powstawaniu. Skutkuje to koniecznością podejmowania działań naprawczych w trybie ad hoc, co z kolei obciąża pracowników, zwiększa koszty operacyjne i obniża morale zespołu. W efekcie, zamiast rozwijać się i optymalizować, firma działa na minimalnym poziomie efektywności, ledwo utrzymując się na powierzchni w dynamicznym i konkurencyjnym środowisku biznesowym.

Słabości systemowe

Prawo Koźmińskiego wskazuje na to, że organizacje mają wrodzone słabości systemowe. Niezależnie od tego, jak zaawansowane są nasze technologie, jak dobrze zorganizowane są nasze procesy, zawsze znajdzie się coś, co działa mniej efektywnie. Wynika to z faktu, że systemy są tworzone przez ludzi, a ludzie są omylni. Błędy w zarządzaniu, komunikacji, a także w samych procesach są nieuniknione. Wprowadzając nowe procedury czy narzędzia, często zapominamy o konieczności ich regularnej aktualizacji i dostosowywania do zmieniających się warunków. Systemy informatyczne, które kiedyś były innowacyjne, po kilku latach mogą stać się przestarzałe i nieefektywne, jeśli nie są odpowiednio zarządzane i modernizowane.

Dodatkowo, w wielu organizacjach brakuje spójnej strategii zarządzania wiedzą. Pracownicy, którzy odchodzą z firmy, zabierają ze sobą cenne informacje i doświadczenia, które nie zostały nigdzie zarejestrowane. W efekcie, nowe osoby muszą zaczynać od zera, co prowadzi do marnowania czasu i zasobów. Często również istnieje problem z nadmiernym zbiurokratyzowaniem procesów. Zamiast usprawniać działania, wprowadzane są kolejne warstwy formalności, które tylko komplikują codzienną pracę. Wszystko to sprawia, że organizacja działa poniżej swoich możliwości, tracąc cenny czas i energię na walkę z wewnętrznymi barierami, zamiast skupić się na rozwoju i innowacjach.

Kultura organizacyjna

Kultura organizacyjna odgrywa kluczową rolę w tym, jak dobrze lub źle funkcjonuje organizacja. W firmach, gdzie dominuje kultura unikająca ryzyka i zmian, trudno jest wprowadzać innowacje i usprawnienia. Ludzie wolą trzymać się znanych ścieżek, nawet jeśli są one pełne przeszkód. Taka postawa prowadzi do stagnacji i braku rozwoju. Kiedy pracownicy czują, że ich pomysły i inicjatywy nie są doceniane, tracą motywację do działania. W efekcie, zamiast dążyć do poprawy i poszukiwania nowych rozwiązań, skupiają się na wykonywaniu swoich obowiązków w najbardziej podstawowy sposób. To, co mogłoby być dynamiczną i kreatywną przestrzenią, staje się miejscem, gdzie króluje przeciętność.

Z drugiej strony, organizacje, które promują kulturę otwartości na zmiany i innowacje, tworzą środowisko sprzyjające rozwojowi. Zachęcanie pracowników do eksperymentowania, popełniania błędów i uczenia się na nich, prowadzi do odkrywania nowych, bardziej efektywnych sposobów działania. Pracownicy, którzy czują się słuchani i doceniani, są bardziej zaangażowani i skłonni do wnoszenia swoich najlepszych pomysłów. Taka kultura organizacyjna przekłada się na wyższą efektywność, lepszą jakość pracy i większą satysfakcję z wykonywanych zadań. W rezultacie, firma nie tylko osiąga lepsze wyniki, ale także buduje trwałe fundamenty pod przyszły rozwój i sukces.

Rola zarządu

Warto zwrócić uwagę na kluczową rolę, jaką odgrywa zarząd firmy. Jeśli szef lub zarząd akceptuje pewne zachowania pracowników, które nie sprzyjają rozwojowi firmy, to pracownicy będą je kontynuować. Tolerowanie opieszałości, braku innowacyjności czy niskiej jakości pracy prowadzi do utrwalenia tych negatywnych wzorców. Zarząd, który nie kładzie nacisku na regularną optymalizację procesów i nie egzekwuje wysokich standardów, sprawia, że pracownicy wykonują swoje zadania coraz mniej starannie. Każdy zespół potrzebuje jasnych wytycznych i konsekwentnego przywództwa, aby funkcjonować efektywnie. Bez tego, nawet najbardziej zaangażowani pracownicy mogą zacząć tracić motywację i obniżać swoje standardy pracy.

Podobnie, zarząd, który nie skupia się na płynności finansowej firmy, naraża organizację na poważne problemy. Brak stałej kontroli nad przepływem środków finansowych może prowadzić do sytuacji, w której firma nie jest w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań. To z kolei może skutkować utratą zaufania klientów, dostawców i partnerów biznesowych. Zarząd musi nie tylko monitorować bieżącą sytuację finansową, ale także przewidywać przyszłe wyzwania i przygotowywać firmę na nie. Proaktywne zarządzanie finansami, optymalizacja kosztów i inwestowanie w rozwój to kluczowe elementy, które decydują o stabilności i długoterminowym sukcesie firmy. W efekcie, zarząd, który konsekwentnie dba o te aspekty, tworzy solidne fundamenty, na których firma może się rozwijać i prosperować.

Przykład z życia

Pomyślmy o sytuacji, w której firma wdraża nowy system zarządzania projektami. Teoretycznie, powinno to usprawnić pracę zespołu i zwiększyć efektywność. Jednak w praktyce, często spotykamy się z oporem pracowników, którzy niechętnie uczą się nowych narzędzi. W efekcie, nowy system może nie być wykorzystywany w pełni, a organizacja funkcjonuje tak źle, jak tylko może, nie wykorzystując swojego potencjału. Pracownicy, zamiast skupić się na korzyściach płynących z nowego rozwiązania, trzymają się starych, mniej efektywnych metod pracy. Taka postawa prowadzi do sytuacji, w której firma ponosi koszty związane z wdrożeniem nowego systemu, ale nie czerpie z niego pełnych korzyści.

Jednak nie tylko opór pracowników stanowi problem. Jeśli zarząd nie monitoruje postępów wdrożenia i nie wprowadza odpowiednich korekt, system nigdy nie zadziała optymalnie. Brak szkoleń, niedostateczne wsparcie techniczne i brak zaangażowania ze strony kierownictwa mogą skutecznie zniweczyć potencjalne korzyści. Zarząd powinien aktywnie uczestniczyć w procesie wdrażania, zapewniając pracownikom niezbędne zasoby i motywację do nauki i adaptacji nowych narzędzi. W przeciwnym razie, firma może utknąć w martwym punkcie, gdzie zamiast dynamicznego rozwoju i wzrostu efektywności, dominują frustracja i stagnacja. Tylko poprzez konsekwentne wsparcie i zaangażowanie na wszystkich szczeblach organizacji, możliwe jest pełne wykorzystanie potencjału nowych technologii i osiągnięcie zamierzonych celów.

Jak to zmienić?

Świadomość istnienia prawa Koźmińskiego może być pierwszym krokiem do poprawy. Zamiast akceptować obecny stan rzeczy, powinniśmy dążyć do ciągłego doskonalenia. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w usprawnieniu funkcjonowania organizacji:

• Regularne audyty – Przeprowadzanie regularnych audytów procesów i systemów pozwala na identyfikację słabych punktów i wprowadzenie niezbędnych korekt.
• Kultura otwartości – Promowanie kultury otwartości na zmiany i innowacje. Zachęcanie pracowników do dzielenia się pomysłami na usprawnienia.
• Szkolenia i rozwój – Inwestowanie w rozwój pracowników, aby byli na bieżąco z najnowszymi narzędziami i metodami pracy.
• Komunikacja – Usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy. Jasne i przejrzyste przekazywanie informacji pomaga unikać nieporozumień i błędów.
• Aktywna rola zarządu – Zarząd powinien aktywnie uczestniczyć w procesach optymalizacji, eliminować szkodliwe zachowania i kłaść nacisk na kluczowe kwestie, takie jak płynność finansowa.

Podsumowanie

Prawo Koźmińskiego przypomina nam, że żadna organizacja nie jest idealna. Jednak świadomość istniejących słabości i dążenie do ich eliminacji może znacznie poprawić funkcjonowanie firmy. Wprowadzenie kultury ciągłego doskonalenia, otwartości na zmiany, efektywnej komunikacji oraz aktywna rola zarządu to klucz do sukcesu. Pamiętajmy, że zawsze możemy działać lepiej – wystarczy tylko chcieć.

Udostępnij ten artykuł