Bartosz Obermüller

Klienci często oczekują, że zrealizujemy ich zamówienie szybko, tanio i dobrze. 

I to w zasadzie niezależnie od branży. 

Przecież nawet w języku polskim mamy powiedzenie “ile to kosztuje i dlaczego tak drogo?”, które wrosło w naszą kulturę i stało się niemal przysłowiem. Niby żartobliwym, ale jak bardzo wymownym. 

Cena stała się często parametrem, który decyduje o wyborze dostawcy lub wykonawcy danej usługi. A pomimo ceny niższej niż u konkurencji – klient oczekuje wysokiej jakości, a realizacji “na wczoraj”. 

Mało tego – częstym przypadkiem jest sytuacja, gdy po ustaleniu parametrów projektu, po ustaleniu zakresu prac, kosztów i terminów zleceniodawca wprowadza zmiany w zakresie projektu oczekując, że nowy zakres zostanie zrealizowany na ustalonych wcześniej zasadach.

Jak radzić sobie z takimi problemami? Czy istnieje szansa, by skutecznie uzmysłowić klientowi, że tak się nie da?

Z pomocą przychodzi tzw. trójkąt projektu.

Trójkąt projektu to narzędzie, które pomaga w planowaniu i zarządzaniu projektem. Jest to trójkąt, którego trzy boki reprezentują trzy kluczowe elementy projektu: jakość, koszt i czas.

Jakość odnosi się do oczekiwań klienta i standardów jakościowych, które muszą być spełnione przez projekt. Jest to jedno z najważniejszych kryteriów oceny projektu, ponieważ to, czy projekt spełnia wymagania jakościowe, ma wpływ na zadowolenie klienta i poziom satysfakcji z wykonanej pracy.

Jakość często stosowana jest zamiennie z zakresem, tzn. występują trzy wartości: zakres, koszt i czas.

Koszt odnosi się do ilości pieniędzy, jakie należy wydać na realizację projektu. Obejmuje to koszty materiałowe, koszty pracy, koszty związane z wynajmem sprzętu i wiele innych. Koszty są zwykle jednym z najważniejszych czynników, które muszą być kontrolowane, aby projekt był opłacalny.

Czas odnosi się do czasu, który jest potrzebny do zakończenia projektu. Czas jest zwykle ściśle określony i musi być przestrzegany, aby projekt został ukończony na czas i zgodnie z planem.

Trójkąt projektu wskazuje na fakt, że te trzy elementy są ze sobą powiązane i wpływają na siebie nawzajem. Oznacza to, że jeśli zmieni się jeden z tych elementów, to wpłynie to na pozostałe. Na przykład, jeśli zwiększy się wymagana jakość projektu, to może to spowodować zwiększenie kosztów lub opóźnienie w czasie realizacji projektu. Podobnie, zmniejszenie kosztów może prowadzić do obniżenia jakości lub wydłużenia czasu potrzebnego na zakończenie projektu.

Ważne jest zrozumienie, że trójkąt projektu nie jest jednoznaczny z trudnościami w realizacji projektu, ale raczej pomaga zidentyfikować te trudności i ograniczenia, aby można było je lepiej przewidzieć i zaplanować.

Ponadto, trójkąt projektu jest często uzupełniany o dodatkowe zmienne, takie jak zasoby, ryzyko i zmiany, aby uzyskać jeszcze bardziej złożony obraz sytuacji projektowej.

Dobrze jest więc uzmysłowić klientowi istnienie trójkąta projektu. Dzięki temu jest szansa, że zrozumie on pewne ograniczenia związane z realizacją projektu, a w efekcie uda się lepiej zrealizować projekt.  

Ujednolicenie oczekiwań

Bez klarownego porozumienia między klientem a zespołem projektowym, ciężko jest osiągnąć sukces w realizacji projektu. Trójkąt projektu pomaga w tym procesie, ponieważ wymusza na wszystkich stronach zrozumienie dla trzech kluczowych elementów projektu: jakości, kosztów i czasu.

Podczas ujednolicania oczekiwań, zespół projektowy musi zrozumieć, jakie są oczekiwania klienta dotyczące projektu. Często, klient chce aby projekt był ukończony w określonym czasie i mieścił się w konkretnym budżecie. Jednocześnie, zespół projektowy musi mieć jasność co do wymagań jakościowych projektu, tak aby w pełni spełnić oczekiwania klienta.

Dzięki trójkątowi projektu, wszystkie strony zaangażowane w projekt są w stanie zrozumieć, że jakość, koszty i czas są ze sobą powiązane i jedno może wpłynąć na pozostałe. Na przykład, klient może zdecydować, że chce podnieść standardy jakości projektu, co może prowadzić do konieczności wydłużenia czasu realizacji projektu lub zwiększenia kosztów. W takiej sytuacji, zespół projektowy może pomóc klientowi w wyborze, jakie priorytety są najważniejsze w projekcie, i jakie kompromisy są konieczne.

Trójkąt projektu pozwala także na ustalenie ograniczeń projektu. Na przykład, klient może określić, że nie ma możliwości zwiększenia budżetu projektu, co może wpłynąć na czas lub jakość projektu. Wszystkie strony zainteresowane projektem muszą zrozumieć te ograniczenia i pracować razem, aby osiągnąć najlepszy wynik projektu.

W rezultacie, ujednolicenie oczekiwań dzięki trójkątowi projektu pomaga w tworzeniu jasnego planu i osiąganiu sukcesu w projekcie. Daje także klientowi i zespołowi projektowemu jasność co do priorytetów projektu i ułatwia podejmowanie decyzji w przypadku zmian w projekcie.

Komunikacja trudności

W każdym projekcie mogą wystąpić trudności lub problemy, które mogą wpłynąć na realizację projektu. Dlatego ważne jest, aby klient i zespół projektowy byli na bieżąco z informacjami na temat trudności, które mogą pojawić się w projekcie.

Trójkąt projektu umożliwia lepsze zrozumienie trudności i ograniczeń, które mogą wystąpić podczas realizacji projektu. Klienci są informowani o tym, co może wpłynąć na realizację projektu i jakie są alternatywne opcje. Dzięki temu, zespół projektowy i klient są w stanie wspólnie pracować nad rozwiązaniem problemów, które mogą się pojawić w trakcie projektu.

W przypadku, gdy pojawią się trudności, zespół projektowy informuje klienta o potencjalnych opóźnieniach, kosztach i wpływie na jakość projektu. Na przykład, jeśli w projekcie wystąpią problemy techniczne, które prowadzą do opóźnienia, zespół projektowy powinien informować klienta o tym, jakie będą skutki tego opóźnienia. Z kolei klient może zaproponować alternatywne rozwiązania, takie jak wydłużenie czasu realizacji projektu lub zwiększenie budżetu projektu.

Dzięki trójkątowi projektu, klient i zespół projektowy mogą pracować razem, aby zminimalizować wpływ trudności na projekt. Wszystkie strony zaangażowane w projekt są w stanie zrozumieć, że wprowadzenie zmiany w jednym elemencie trójkąta projektu (np. jakość, koszty lub czas) może wpłynąć na pozostałe elementy. Dlatego trudności, które pojawią się w trakcie projektu, muszą być analizowane z uwzględnieniem wszystkich elementów trójkąta projektu.

W ten sposób, komunikacja trudności jest kluczowym elementem sukcesu projektu. Dzięki regularnej i skutecznej komunikacji, zespół projektowy i klient są w stanie pracować razem, aby rozwiązać problemy, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu i osiągnąć sukces projektu.

Wspólne ustalenie kompromisów

Wiele projektów wymaga dokonania kompromisów, ponieważ nie zawsze jest możliwe osiągnięcie idealnego wyniku we wszystkich trzech elementach trójkąta projektu (czas, koszt i jakość).

Trójkąt projektu pozwala zespołowi projektowemu i klientowi na wspólne ustalenie, gdzie można dokonać kompromisów w celu uzyskania sukcesu projektu. Na przykład, jeśli budżet jest ograniczony, zespół projektowy może zaproponować kompromis w zakresie harmonogramu lub jakości wykonania.

Jeśli klient ma bardzo krótki termin realizacji projektu, zespół projektowy może zaproponować zmniejszenie zakresu projektu lub zwiększenie kosztów projektu w celu zatrudnienia dodatkowych pracowników lub korzystania z bardziej zaawansowanych narzędzi. W takim przypadku, klient może zdecydować, że zwiększenie kosztów jest nie do przyjęcia, wtedy trzeba będzie zmniejszyć zakres projektu lub przedłużyć czas realizacji.

Ważne jest, aby zespół projektowy i klient byli świadomi możliwych kompromisów i ich wpływu na projekt. W ten sposób, zespół projektowy i klient mogą razem dokonać świadomego wyboru, który będzie najbardziej odpowiedni dla projektu.

Wspólne ustalenie kompromisów jest ważne dla uzyskania sukcesu projektu, ponieważ pozwala na dokonanie wyważonych decyzji w trudnych sytuacjach. W ten sposób, projekt może być zakończony na czas i zgodnie z oczekiwaniami klienta, nawet jeśli konieczne są pewne ustępstwa w jednym lub kilku elementach trójkąta projektu.

Wnioski

Warto jest więc zauważyć, że dla skutecznej realizacji projektu konieczne jest zrozumienie zagadnienia trójkąta projektu przez wszystkich zaangażowanych w jego wykonanie. Brak świadomości istnienia trójkąta projektu może mieć wpływ na jakość wykonania całości, czas realizacji czy koszty. 

Nade wszystko jednak ma także wpływ na pojawienie się emocji. Te ostatnie możemy ostudzić zawczasu uświadamiając stronom istnienie trójkąta projektu i konsekwencje z niego wynikające.

Możemy to zrobić tak, jak autor tego humorystycznego obrazka, przedstawiającego ofertę usług świadczonych przez jego firmę. 

Udostępnij ten artykuł