Bartosz Obermüller

Istnieją dwa główne typy metodyk zarządzania projektami: tradycyjne i zwinne. Metodyki tradycyjne, takie jak Waterfall czy Prince2, opierają się na sekwencyjnym przepływie procesów i są często wybierane przy dużych i skomplikowanych projektach, gdzie wymagana jest wysoka kontrola i planowanie. Natomiast metodyki zwinne, takie jak Scrum i Kanban, stawiają na elastyczność, szybką adaptację do zmian i skupiają się na zespołowej pracy i ciągłym ulepszaniu.

Tradycyjne podejście do prowadzenia projektów

Metodyki tradycyjne opierają się na sekwencyjnym przepływie procesów, co oznacza, że kolejne etapy projektu są realizowane po zakończeniu poprzedniego etapu. W zależności od wymogów konkretnej metodyki, możliwe jest powracanie do wcześniejszych etapów lub ich brak. 

Jednym z przykładów klasycznej metodyki jest Waterfall, która zakłada brak możliwości powrotu do wcześniejszych etapów. Składa się ona z kilku etapów, takich jak:

1. Analiza wymagań: etap, w którym określa się wymagania projektu i ustanawia jego cel.
2. Projektowanie: etap, w którym projekt jest zaprojektowany i określone są jego szczegóły.
3. Implementacja: etap, w którym projekt jest realizowany.
4. Testowanie: etap, w którym projekt jest testowany i poprawiane są błędy.
5. Wdrożenie: etap, w którym projekt jest wdrożony i udostępniany użytkownikom.
6. Obsługa: etap, w którym projekt jest monitorowany i ulepszany.

Metodyka Waterfall jest dobrym wyborem w przypadku projektów o stałych wymaganiach i jasno określonej specyfikacji. Jest łatwa do zrozumienia i umożliwia szybką realizację projektu, jednak może być trudna do zastosowania w przypadku projektów o dynamicznych wymaganiach, gdzie konieczne jest ciągłe dostosowywanie do zmian.

Jedną z najbardziej rozpowszechnionych odmian metodyki Waterfall jest Prince2 (PRojects IN Controlled Environments), która jest zorientowana na proces i skupia się na zarządzaniu projektem poprzez określenie kontrolowanych etapów i kroków. Prince2 jednak oferuje większą elastyczność niż klasyczny Waterfall, ponieważ umożliwia powrót do wcześniejszych etapów projektu w przypadku potrzeby zmian. Metodyka Prince2 jest bardzo strukturalna i formalna, co czyni ją odpowiednią do dużych, złożonych projektów. Daje także dużą swobodę w dostosowywaniu do potrzeb konkretnego projektu, co pozwala na dostosowywanie do różnych branż i sytuacji.

Inne odmiany tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami to:

1. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – opiera się na sześciu procesach i pięciu grupach procesów, aby ułatwić zarządzanie projektami.
2. MSP (Managing Successful Programmes) – jest szczególnie skuteczne w dużych, złożonych projektach, które wymagają koordynacji wielu działań.
3. IPMA (International Project Management Association) – zachęca do zintegrowania zarządzania projektami z działalnością biznesową i zarządzania ryzykiem.
4. APM (Association for Project Management) – zawiera zbiór narzędzi i technik zarządzania projektami, a także promuje best practice w branży.

Wybór odpowiedniej metodyki jest ważnym elementem sukcesu projektu. Odpowiednia metodyka pozwala na efektywne zarządzanie projektem, uwzględnianie wymogów i ograniczeń, a także ścisłe przestrzeganie etapów realizacji projektu. Dlatego wybór właściwej metodyki jest kluczowy dla uzyskania pożądanych rezultatów projektu.

Metodyki zwinne – Agile

Agile to tzw. “zwinna” metodyka zarządzania projektami, która zakłada elastyczność i szybką reakcję na zmiany. Agile skupia się na współpracy i ciągłym doskonaleniu procesu, a nie na sztywnych planach i harmonogramach. Projekt jest dzielony na mniejsze części (iteracje), co pozwala na szybką ocenę postępów i umożliwia klientowi częste dostarczanie i ocenianie funkcjonalności. Agile stawia również na wartość biznesową i wymaga ciągłej komunikacji między zespołem a klientem. Najpopularniejszą metodyką Agile jest Scrum.

Scrum wyznacza jasne role i odpowiedzialności dla zespołu, a także zapewnia regularne i transparentne sposoby oceny postępów. Składa się z trzech głównych ról: Product Ownera, Scrum Mastera i Zespołu Deweloperskiego. Product Owner odpowiada za definiowanie i priorytetyzację wymagań biznesowych, Scrum Master za promowanie i wspieranie filozofii Scrum w zespole, a Zespół Deweloperski za realizację i dostarczanie funkcjonalności. Scrum przebiega w cyklach zwanych sprintami, podczas których zespół deweloperski realizuje określone zadania i dostarcza funkcjonalność do oceny. Po każdym sprincie odbywa się retrospektywa, podczas której zespół ocenia swoją pracę i planuje kolejne sprinty. Scrum zapewnia regularną i transparentną komunikację między zespołem a klientem, co pozwala na szybką reakcję na zmiany i ciągłe doskonalenie procesu.

Sprinty w metodologii Scrum trwają zazwyczaj od 1 do 4 tygodni. Długość sprintu powinna być uzgodniona z zespołem i dostosowana do specyfiki projektu. Kluczowe jest, aby sprinty były dostatecznie długie, aby zespół mógł zrealizować zaplanowane zadania, ale jednocześnie krótkie, aby zapewnić szybką ocenę postępów i umożliwić szybką reakcję na zmiany. Długość sprintu powinna być stabilna i nie powinna być często zmieniana, ponieważ to może mieć negatywny wpływ na jakość i efektywność procesu.

Scrum ma wiele korzyści, w tym:

1. Skupienie na wartości biznesowej: Scrum zapewnia ciągłą komunikację z klientem i umożliwia szybką reakcję na zmiany, co pozwala zespołowi na skupienie się na dostarczaniu wartości biznesowej.
2. Przejrzystość i trasparentność: Scrum zapewnia regularne i transparentne sposoby oceny postępów, co pozwala zespołowi i klientowi na ciągłą kontrolę nad projektem.
3. Zespół i współpraca: Scrum wyznacza jasne role i odpowiedzialności dla zespołu i zapewnia ciągłą współpracę i komunikację między członkami zespołu.
4. Szybka reakcja na zmiany: Scrum umożliwia szybką reakcję na zmiany i umożliwia zespołowi ciągłe doskonalenie procesu.
5. Elastyczność: Scrum jest metodologią zwinna, co oznacza, że zespół może dostosować się do zmian i szybko reagować na potrzeby biznesowe.
6. Zwiększona efektywność: Scrum pozwala zespołowi na szybką ocenę postępów i umożliwia ciągłe doskonalenie procesu, co przekłada się na zwiększoną efektywność.
7. Zwiększona jakość: Scrum zapewnia regularne retrospektywy i umożliwia zespołowi ciągłe doskonalenie swojej pracy, co przekłada się na zwiększoną jakość produktu.

Należy jednak pamiętać o wadach tej metodyki:

1. Wymagający proces: Scrum wymaga dużej dyscypliny i angażowania ze strony zespołu, co może być trudne do utrzymania w dłuższej perspektywie.
2. Wysoki koszt: Scrum wymaga inwestycji w narzędzia, szkolenia i certyfikacje, co może być kosztowne dla niektórych organizacji.
3. Trudność w przypadku projektów dużych i skomplikowanych: Scrum może być trudny do stosowania w przypadku dużych i skomplikowanych projektów, gdzie konieczne jest bardziej szczegółowe planowanie i kontrola.
4. Trudność w integracji z innymi narzędziami i procesami: Scrum może być trudny do zintegrowania z innymi narzędziami i procesami, szczególnie w dużych organizacjach.
5. Trudność w ocenie postępów: Scrum opiera się na samoocenie zespołu, co może prowadzić do nieprecyzyjnych ocen postępów i trudności w dostarczaniu rzeczywistych informacji zwrotnych.
6. Nieodpowiednie dla wszystkich branż i projektów: Scrum może nie być odpowiedni dla wszystkich branż i projektów, szczególnie tych, w których wymagana jest bardziej sztywna kontrola i planowanie.
7. Trudność w zarządzaniu zmianami: Scrum może być trudny do zarządzania zmianami, ponieważ wymaga ciągłej pracy nad doskonaleniem procesu i szybkiej reakcji na zmiany w środowisku biznesowym.

Metoda Scrum jest skuteczna w realizacji projektów z różnych branż, takich jak IT, marketing i reklama, edukacja i szkolenia, a także badania i rozwój. Scrum pozwala na elastyczne reagowanie na zmiany w wytycznych i okolicznościach biznesowych oraz projektowych, dzięki czemu jest pomocna we wszystkich sytuacjach, w których potrzebna jest szybka reakcja i elastyczność.

Zdecydowanie nie jest polecana w branżach, gdzie wymagane jest duża kontrola i precyzja oraz ścisłe przestrzeganie ustalonych procedur. Przykładami takich branż są: przemysł lotniczy, przemysł medyczny i farmaceutyczny oraz branża finansowa.

Metodyka Scrum jest stosowana w wielu firmach, jednak czasami jej standardy nie są bezwzględnie przestrzegane, co wynika z dostosowywania jej do potrzeb konkretnej organizacji.

A jak to wygląda w praktyce?

Wyobraźmy sobie teraz, że mamy do wybudowania dom. Jaką metodykę należy wybrać? Jak ułożyć projekt, żeby prace poszły sprawnie i skutecznie?

Budowa domu to typowy projekt, do którego należy zastosować którąś z klasycznych metodyk. Tu kolejne etapy z grubsza znamy, następują one sekwencyjnie – jeden po drugim. Nawet jeśli coś nas zaskoczy (podmokły grunt, opady śniegu w czerwcu, garnek z epoki Bolesława Chrobrego odkopany podczas prac ziemnych lub niewybuch z drugiej wojny światowej) – mamy gotowe rozwiązania i poza opóźnieniami w realizacji nie powinno powodować to większych konsekwencji. Możemy więc z dużą pewnością zaplanować realizację projektu, podzielić go na etapy i zadania, przydzielić ludzi i narzędzia, podać terminy rozpoczęcia i zakończenia każdego z zadań i rozpocząć pracę.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda przykładowo w przypadku projektu badawczo-rozwojowego. Wyobraźmy sobie, że mamy do wykonania zadanie, którego nikt dotąd nie wykonał. Możemy więc zaplanować, że chcemy zrobić pierwszą próbę. Zaplanujemy jej przebieg, kolejne kroki do wykonania w ramach tej próby, oraz założymy oczekiwany rezultat naszych działań. Ale dopiero po przeprowadzeniu pierwszej próby i otrzymaniu wyników, będziemy w stanie zastanowić się i podjąć decyzję, co dalej powinniśmy zrobić. Wtedy okaże się, czy musimy wykonać kolejne testy poprawiając wyniki poprzedniej próby, czy osiągnęliśmy oczekiwany rezultat i możemy zrobić następny krok. Dopiero wtedy może się też okazać, jaki ten kolejny krok powinien być, jakich narzędzi powinniśmy użyć oraz jakie zasoby do tego nowego kroku będą niezbędne.

W tych okolicznościach zastosowanie klasycznego podejścia do realizacji projektu jest niemożliwe, ponieważ osoby zarządzające projektem muszą na bieżąco reagować na informacje pochodzące z tego projektu oraz jego otoczenia. Projekt układa się niejako w trakcie jego realizacji. Krok po kroku.

Z podobnymi wyzwaniami mamy często do czynienia w przypadku projektów IT, stąd tak duża popularność metodyk zwinnych w zarządzaniu projektami z tej branży.

Udostępnij ten artykuł