Bartosz Obermüller

Planowanie projektu jest nieodłącznym elementem efektywnego zarządzania. Poprzez stworzenie skutecznego planu projektu, zespół zyskuje jasność co do celów, strategii działania oraz zasobów niezbędnych do realizacji projektu. Dzisiaj staram się przybliżyć to zagadnienie – mówię o tym, czym jest plan projektu, jakie są jego podstawowe elementy oraz jak krok po kroku stworzyć skuteczny plan.

Czym jest plan projektu?

Plan projektu to szczegółowy dokument, który opisuje cele projektu, strategię działania, zakres prac, harmonogram, koszty oraz zasoby niezbędne do wykonania projektu. Jest to kluczowy element procesu zarządzania projektem, który umożliwia zaplanowanie i koordynację działań oraz monitorowanie postępu projektu. Plan projektu powinien być jasny, precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich uczestników projektu, aby zapewnić właściwe wykonanie prac, wykorzystanie zasobów i realizację celów projektowych w ustalonym harmonogramie.

Elementy planu projektu

Plan projektu składa się z kilku kluczowych elementów, które pomagają zrozumieć i zarządzać projektem. Elementami tymi są: cele projektu, zakres, harmonogram, budżet, zasoby, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie jakością, komunikacja i zarządzanie zmianami.

Pierwszym krokiem w tworzeniu planu projektu jest zdefiniowanie celów. Te cele powinny być jasne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i czasowe (SMART). Powinny również być zgodne z ogólnymi celami biznesowymi organizacji.

Zakres projektu określa, co będzie realizowane w ramach projektu. Powinien zawierać szczegółowy opis zadań, produktów lub usług, które mają zostać dostarczone, a także określenie granic projektu.

Harmonogram projektu to planowany czas realizacji różnych zadań i etapów projektu. Powinien zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań, a także określać, kiedy mają być dostarczone różne produkty projektu.

Budżet projektu określa, ile pieniędzy jest dostępnych na realizację projektu. Powinien zawierać szczegółowy kosztorys, który uwzględnia wszystkie wydatki związane z projektem, takie jak koszty materiałów, usług, wynagrodzeń pracowników, itp.

Sekcja zasobów projektu powinna zawierać informacje o zasobach, które będą wykorzystywane w projekcie. Zasoby te mogą obejmować personel, sprzęt, materiały, usługi, a także czas.

Zarządzanie ryzykiem to proces identyfikacji, oceny i kontrolowania ryzyka związanego z projektem. Sekcja ta powinna zawierać informacje o potencjalnych zagrożeniach dla projektu oraz strategiach zarządzania tymi zagrożeniami.

Zarządzanie jakością to proces zapewnienia, że produkty lub usługi dostarczane w ramach projektu spełniają określone standardy i wymagania. Powinna zawierać informacje o standardach jakości, które muszą być spełnione, oraz o sposobach monitorowania i kontrolowania jakości.

Komunikacja w projekcie to proces wymiany informacji między wszystkimi zainteresowanymi stronami. Sekcja ta powinna zawierać informacje o sposobach komunikacji, które będą stosowane w projekcie, a także o tym, kto jest odpowiedzialny za komunikację różnych informacji.

Zarządzanie zmianami to proces zarządzania wszelkimi zmianami, które mogą wystąpić w projekcie. Powinna zawierać informacje o tym, jak będą zarządzane zmiany w zakresie, harmonogramie, budżecie lub innych aspektach projektu.

Przygotowanie planu projektu krok po kroku

Tworzenie planu projektu może być dużym przedsięwzięciem, ale można go podzielić na kilka prostych kroków.

Krok 1: Zdefiniuj cele projektu

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celów projektu. Cele te powinny być SMART i zgodne z ogólnymi celami biznesowymi organizacji.

Krok 2: Określ zakres projektu

Następnie określ zakres projektu. W tym etapie powinieneś określić, co ma być zrealizowane w ramach projektu, oraz określić granice projektu.

Krok 3: Utwórz harmonogram projektu

Trzecim krokiem jest utworzenie harmonogramu projektu. Harmonogram ten powinien zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań, a także określać, kiedy mają być dostarczone różne produkty projektu. W praktyce na tym etapie często pojawia się wykres Gantta lub tablica Kanban – ale to, oczywiście, nie są jedyne możliwe sposoby harmonogramowania projektu – każda organizacja robi to na swój sposób.

Krok 4: Opracuj budżet projektu

Czwartym krokiem jest opracowanie budżetu projektu. Budżet ten powinien zawierać szczegółowy kosztorys, który uwzględnia wszystkie wydatki związane z projektem.

Krok 5: Zidentyfikuj zasoby projektu

Piątym krokiem jest identyfikacja zasobów projektu. W tym etapie powinieneś określić, które zasoby są dostępne i które będą potrzebne do realizacji projektu.

Krok 6: Opracuj plan zarządzania ryzykiem

Szóstym krokiem jest opracowanie planu zarządzania ryzykiem. Ten plan powinien zawierać informacje o potencjalnych zagrożeniach dla projektu oraz strategiach zarządzania tymi zagrożeniami.

Krok 7: Opracuj plan zarządzania jakością

Siódmym krokiem jest opracowanie planu zarządzania jakością. Ten plan powinien zawierać informacje o standardach jakości, które muszą być spełnione, oraz o sposobach monitorowania i kontrolowania jakości.

Krok 8: Określ plan komunikacji w projekcie

Ósmym krokiem jest określenie planu komunikacji w projekcie. Ten plan powinien zawierać informacje o sposobach komunikacji, które będą stosowane w projekcie, a także o tym, kto jest odpowiedzialny za komunikację różnych informacji. W tym kroku warto określić także platformę komunikacji pomiędzy wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces jego realizacji.

Krok 9: Opracuj plan zarządzania zmianami

Dziewiątym krokiem jest opracowanie planu zarządzania zmianami. Ten plan powinien zawierać informacje o tym, jak będą zarządzane zmiany w zakresie, harmonogramie, budżecie lub innych aspektach projektu.

Krok 10: Przegląd i zatwierdzenie planu projektu

Ostatnim krokiem jest przegląd i zatwierdzenie planu projektu. Wszystkie zainteresowane strony powinny mieć możliwość przejrzenia i zatwierdzenia planu przed rozpoczęciem jego realizacji.

Jak to wygląda w praktyce

Poniżej przedstawiam przykład planu projektu, bazujący na rzeczywistym projekcie, jaki mieliśmy okazję realizować z moim zespołem. Projekt dotyczył aplikacji mobilnej do monitorowania zdrowia.

Cele Projektu:

• Stworzenie aplikacji mobilnej umożliwiającej użytkownikom monitorowanie aktywności fizycznej, diety i parametrów zdrowotnych.
• Wdrożenie aplikacji na platformy iOS i Android w ciągu 6 miesięcy.

Zakres Projektu:

• Analiza wymagań i projektowanie interfejsu.
• Tworzenie aplikacji mobilnej.
• Testowanie i optymalizacja.
• Wdrożenie i promocja.

Harmonogram Projektu:

• Analiza wymagań: 1 miesiąc.
• Projektowanie interfejsu: 2 miesiące.
• Tworzenie aplikacji: 2 miesiące.
• Testowanie i optymalizacja: 1 miesiąc.
• Wdrożenie i promocja: 2 miesiące.

Budżet Projektu:

• Całkowity budżet: xxx zł.
• Analiza wymagań i projektowanie: xxx zł.
• Tworzenie aplikacji: xxx zł.
• Testowanie i optymalizacja: xxx zł.
• Wdrożenie i promocja: xxx zł.

Zasoby Projektu:

• Zespół programistów i projektantów UI/UX.
• Platformy programistyczne i narzędzia do tworzenia aplikacji mobilnych.

Komunikacja w projekcie:

• Zespół projektowy będzie regularnie komunikować się poprzez spotkania zespołu. Spotkania będą odbywać się co tydzień w ustalonym terminie i będą obejmować aktualizacje postępu, omawianie problemów oraz wyznaczanie priorytetów na nadchodzący tydzień.
• Co dwa tygodnie będzie przygotowywany raport postępu projektu. Będzie on zawierał informacje o zrealizowanych zadaniach, ewentualnych opóźnieniach i planowanych działaniach na kolejne dni.
• Do komunikacji wewnętrznej zespołu będziemy wykorzystywać platformę Slack. Będzie to miejsce, gdzie zespół będzie wymieniać się informacjami, zadawać pytania i rozwiązywać problemy.

Podsumowanie

Plan projektu to kluczowy dokument, który pomaga zarządzać i monitorować projekt. Poprzez zdefiniowanie celów, zakresu, harmonogramu, budżetu i zasobów projektu, plan projektu zapewnia jasność i kierunek dla całego zespołu projektowego. Pamiętaj, że skuteczny plan projektu powinien być jasny, precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich uczestników projektu.

Biorąc pod uwagę powyższe, stworzenie skutecznego planu projektu to nie lada wyzwanie. Wymaga ono nie tylko precyzyjnego określenia celów i zakresu projektu, ale także dokładnej analizy zasobów, skrupulatnego planowania harmonogramu i budżetu, a także przemyślanego zarządzania ryzykiem i jakością. Jednakże, z odpowiednim podejściem i narzędziami, tworzenie planu projektu może stać się znacznie prostsze i bardziej efektywne.

Pamiętaj, że plan projektu to nie tylko dokument, ale również proces – proces, który wymaga ciągłego monitorowania, aktualizacji i dostosowywania. Dlatego też, niezależnie od tego, jak dobrze opracowany jest Twój plan projektu, zawsze powinieneś być gotowy na ewentualne zmiany i nieoczekiwane wyzwania, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu.

Udostępnij ten artykuł