Uzależnienie klienta od przyszłych działań przedsiębiorstwa i wprowadzenie mechanizmów, które zwiększą prawdopodobieństwo terminowych płatności, stanowią wyrafinowaną, a zarazem efektywną strategię zarządzania finansami. Tworzenie takiej zależności często opiera się na umiejętności oferowania czegoś więcej, niż tylko produktu czy usługi, a mianowicie wartości dodanej, która skutecznie zwiąże klienta z firmą na dłuższy okres.
Gwarancja
Jednym z przykładów takiego podejścia jest uzależnienie gwarancji od terminowości płatności. Gwarancja, często postrzegana jako element bezpieczeństwa i pewności, staje się w tej strategii ważnym elementem, który motywuje klienta do terminowego regulowania należności. Nie tylko obiecuje to klientowi wsparcie i potencjalne serwisowanie w przyszłości, ale również powoduje, że utrata gwarancji w wyniku niewywiązania się z zobowiązań finansowych może prowadzić do jego problemów.
Praktyka uzależnienia korzyści, takich jak gwarancje, od terminowości płatności, nie jest w biznesie czymś nowym i można ją zaobserwować w wielu branżach.
Doskonałym przykładem mogą być rozwiązania z sektora IT, gdzie firmy oferujące oprogramowanie w modelu subskrypcyjnym często wiążą gwarancję działania i wsparcie techniczne z regularnymi opłatami abonamentowymi. Jeżeli klient zaniedba płatności, wsparcie techniczne czy aktualizacje mogą zostać zawieszone, co zmusza klienta do terminowego regulowania zobowiązań.
Podobnym przykładem może być zakup maszyn i urządzeń, gdzie producent może oferować gwarancję, która jest aktywowana dopiero po otrzymaniu pełnej kwoty za urządzenie.
Dodatkowe prace
Podobnym sposobem jest wprowadzenie mechanizmu, który zakłada, że bez uregulowania dotychczasowych płatności, firma nie podejmie się realizacji żadnych dodatkowych prac.
Załóżmy, że klient kupił w naszej firmie produkt lub usługę, ale od czasu transakcji pojawiły się w jego przedsiębiorstwie nowe potrzeby i konieczność zmian w przedmiocie zakupu. Dzięki wprowadzeniu mechanizmu, że nie realizujemy żadnych nowych prac, dopóki nie zostaną całkowicie rozliczone dotychczasowe zlecenia, poniekąd zmuszamy klienta do tego, by przyspieszył proces spłaty jego zobowiązań wobec naszej firmy. To często pozwala przesunąć jego priorytety płatnicze w kierunku naszej firmy, dzięki czemu nasza sytuacja finansowa ma szansę nie ulec pogorszeniu.
Limit kredytowy
Limit kredytowy dla klienta to ustalony przez firmę pułap finansowy, do którego wartość klient może dokonywać zakupów na kredyt. Jest to metoda często stosowana przez firmy w celu zarządzania ryzykiem związanym z niespłaconymi należnościami. Na przykład, jeśli firma ustala limit kredytowy dla danego klienta na kwotę 10 000 zł, oznacza to, że klient może dokonywać zakupów na łączną sumę do 10 000 zł, zanim zostanie mu postawione wymaganie uregulowania zobowiązania..
Kiedy klient osiągnie swój limit kredytowy, nie będzie mógł dokonywać dalszych zakupów do momentu spłacenia części lub całości swojego zadłużenia. Ten system pozwala firmom na kontrolę poziomu ekspozycji na ryzyko związane z danym klientem, zwłaszcza jeśli ten klient ma historię opóźnień w płatnościach lub inne problemy finansowe.
Wprowadzenie limitu kredytowego może również zachęcić klienta do terminowego regulowania zobowiązań. Jeśli klient wie, że przekroczenie pewnego poziomu zadłużenia spowoduje wstrzymanie dostaw czy świadczenia usług, może to stanowić silny motywator do utrzymania płatności w ryzach.
Należy jednak podchodzić do tego rozwiązania z rozwagą. Zbyt niski limit kredytowy może zniechęcić klienta do dalszej współpracy lub sprawić, że poczuje się on niesprawiedliwie potraktowany, zwłaszcza jeśli jego historia płatnicza była dotychczas bez zarzutu. Dlatego też ważne jest, aby indywidualnie dostosowywać limit kredytowy do profilu ryzyka każdego klienta, bazując na jego historii płatniczej, kondycji finansowej oraz relacji z firmą.
Termin płatności
Możemy także zastosować mechanizm zwężania warunków płatności. Zwężenie warunków płatności oznacza dostosowanie terminów, w jakich klient ma dokonać zapłaty za otrzymane towary lub usługi. Często firmy stosują standardowy termin płatności, np. 30 dni od daty wystawienia faktury. Jeśli jednak dany klient ma historię opóźnień w płatnościach lub występują inne okoliczności sugerujące potencjalne ryzyko związane z uregulowaniem należności w przyszłości, firma może podjąć decyzję o skróceniu tego okresu.
Przykładowo, firma produkująca sprzęt elektroniczny ma klienta, który regularnie zamawia duże ilości towaru, ale niestety opóźnia się z płatnościami, często przekraczając 30-dniowy termin. W obliczu tego problemu, firma postanawia zmienić warunki płatności dla tego konkretnego klienta, skracając termin do 14 dni. Dzięki temu, firma ma większą pewność, że otrzyma zapłatę w krótszym czasie. Jednak taka decyzja musi być przemyślana i skonsultowana z klientem, aby nie naruszyć zaufania i nie zaszkodzić relacjom biznesowym. Może to też być motywacja dla klienta, aby uregulować swoje płatności w bardziej terminowy sposób, widząc konsekwencje swojego dotychczasowego postępowania.
Zwiększenie kosztów
Zwiększenie kosztów dla klientów z historią opóźnień w płatnościach to metoda, która może zachęcić ich do terminowego regulowania zobowiązań. Idea polega na tym, że jeśli klient nie płaci w ustalonym terminie, firma może zastosować wyższe stawki za swoje produkty lub usługi przy kolejnych transakcjach. W praktyce może to wyglądać tak: załóżmy, że firma dostarcza specjalistyczne oprogramowanie na zamówienie. Jeśli dany klient zalegał z płatnościami za dwa poprzednie projekty, w ofercie na trzeci projekt firma może doliczyć dodatkową opłatę w ramach “ryzyka transakcyjnego”, lub zmniejszyć przydzielony uprzednio rabat. Oczywiście, takie podejście wymaga dokładnej analizy i uwzględnienia specyfiki rynku oraz relacji z klientem, aby nie zniechęcić go do dalszej współpracy. Niemniej jednak, odpowiednio skomunikowane i uzasadnione, może to być efektywny sposób na zmotywowanie klienta do terminowego regulowania swoich zobowiązań.
Wstrzymanie dostaw
Wstrzymane lub opóźnione dostawy stanowią jedno z narzędzi, które firmy mogą wykorzystać w sytuacji, gdy klient opóźnia się z płatnościami. Zastosowanie takiego rozwiązania polega na tym, że firma nie realizuje nowych zamówień lub opóźnia ich dostawę do momentu uregulowania przez klienta zaległych płatności. Chociaż może to być skuteczne w zmuszeniu klienta do szybszego uregulowania należności, niesie ze sobą pewne ryzyko, w tym możliwość pogorszenia relacji biznesowych czy utraty klienta na korzyść konkurencji.
Przykładem może być sytuacja, w której producent sprzętu elektronicznego posiada stałego klienta – dużą sieć sklepów detalicznych. Jeśli sieć ta opóźnia się z płatnościami za poprzednie dostawy, producent może zdecydować się opóźnić dostarczenie kolejnej partii produktów do momentu uregulowania zaległych należności. Oczywiście takie działanie może spowodować, że sklepy będą miały problemy z zaopatrzeniem i mogą szukać innego dostawcy. Jednakże, jeśli relacje biznesowe były dotychczasowe dobre, a opóźnienia w płatnościach są jednorazowym zdarzeniem, takie działanie może skłonić klienta do szybszego regulowania zobowiązań w celu uniknięcia przestoju w dostawach.
Komunikacja
Komunikacja odgrywa kluczową rolę w zachęcaniu klientów do terminowego regulowania zobowiązań. Regularne przypominanie o zbliżających się terminach płatności jest ważne zarówno dla firm, jak i dla klientów. Wysyłając e-maile, wiadomości tekstowe lub dzwoniąc z przypomnieniem o zbliżającym się terminie płatności, firma manifestuje swoje zaangażowanie w utrzymaniu jasnych i przejrzystych relacji biznesowych. Wielu klientów jest zapracowanych i mogą nieświadomie przegapić termin płatności, dlatego uprzejme przypomnienie może być dla nich bardzo pomocne. Dodatkowo, regularne komunikowanie się z klientem pozwala na wczesne wykrycie ewentualnych problemów z płatnością i umożliwia obu stronom znalezienie wspólnego rozwiązania, zanim sytuacja stanie się bardziej skomplikowana. Takie podejście buduje zaufanie i wzmacnia relacje z klientami, podkreślając, że firma dba nie tylko o swoje interesy, ale także o komfort współpracy z klientem.
Zaproponowane dziś metody oczywiście nie wyczerpują pełnej gamy dostępnych działań, które mogą pomóc w poprawieniu płynności finansowej naszego przedsiębiorstwa. Stanowią kolejny zestaw propozycji, który uzupełnia metody przedstawione w poprzednim artykule, zachęcając jednocześnie do lektury kolejnych artykułów poświęconych temu zagadnieniu. Zapraszam serdecznie.
Jestem właścicielem softwarehouse’u LEA24.
Od 2000 roku zajmuję się optymalizacją procesów w firmach, projektowaniem i tworzeniem dedykowanych rozwiązań informatycznych, doradztwem w zakresie oprogramowania i sprzętu, a także promocją w internecie.
Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia o nowych treściach, jakie będą pojawiały się na moim blogu, oraz dedykowane materiały – pozostaw swój adres e-mail. Obiecuję, nie będę Cię spamował – otrzymasz tylko najpotrzebniejsze informacje.
