Bartosz Obermüller

W naszej codziennej komunikacji często zakładamy, że przekaz jest jasny i zrozumiały dla wszystkich. Uważamy, że nasze intencje, myśli, nawet fachowe terminy są oczywiste dla naszych rozmówców. Jednak rzeczywistość często szybko weryfikuje te przekonania, prowadząc do nieporozumień, które mogą wpływać na nasze relacje zarówno w sferze osobistej, jak i zawodowej. Wielokrotnie okazuje się, że to, co dla jednych jest oczywiste, dla innych pozostaje zagadką, a informacje, które wydają się prostym przekazem, transformują się w procesie komunikacji w coś znacznie bardziej złożonego.

W niniejszym artykule postanowiłem przyjrzeć się bliżej powszechnym mitom, które dominują w naszym rozumieniu efektywnej komunikacji. Poprzez analizę codziennych sytuacji, zarówno tych banalnych, jak i tych znacząco wpływających na nasze życie zawodowe czy osobiste, spróbuję pokazać, jak ważne jest ciągłe dążenie do klarowności, otwartości oraz gotowości na zweryfikowanie i dostosowanie naszych założeń. Zapraszam do lektury, która, mam nadzieję, stanie się cenną lekcją na temat tego, jak skuteczniej komunikować się w świecie pełnym niezrozumienia i niejasności.

Mit 1: “Wszyscy wiedzą to, co ja”

Jest to przekonanie, które jest jednym z najczęściej spotykanych w naszym codziennym życiu komunikacyjnym. Zakładamy, że inni mają taką samą wiedzę i doświadczenie jak my, co prowadzi do nieporozumień, gdy okazuje się, że nasze założenia były błędne. Przykładem może być historia znajomego, który próbował zakupić pakiet Microsoft Office przez internet. Widząc podział na wersje dla Mac i PC, poczuł się zdezorientowany, ponieważ posiadał laptopa. W jego przekonaniu, żadna z tych opcji nie była odpowiednia, nie zdając sobie sprawy, że laptop z systemem Windows to w rzeczywistości PC.

Tego rodzaju błędne założenia nie tylko wywołują frustrację, ale mogą również prowadzić do znacznych problemów w bardziej złożonych sytuacjach biznesowych lub technicznych. Wiele nieporozumień wynika z niedostatecznej komunikacji i założeń, że informacje, które dla nas są jasne, są równie oczywiste dla innych. To właśnie brak wyjaśnień lub doprecyzowania, że laptop to PC, spowodował u znajomego zbędne zamieszanie i niepewność.

Aby unikać takich sytuacji, kluczowe jest zadawanie pytań i nie zakładanie z góry, że nasza wiedza jest powszechna. Wyjaśnianie i potwierdzanie założeń może wydawać się czasochłonne, ale w rzeczywistości pozwala zaoszczędzić czas oraz zminimalizować ryzyko błędów i nieporozumień, które mogą wynikać z naszej naturalnej tendencji do przypisywania innym swojego poziomu wiedzy.

Mit 2: “To jest oczywiste”

Często słyszymy lub sami używamy tego stwierdzenia, zakładając, że pewne rzeczy są zrozumiałe dla wszystkich. Niestety, to, co dla jednej osoby jest jasne jak słońce, dla innej może być kompletną nowością. Przykładem może być sytuacja, w której znajomy ogłosił upadłość konsumencką. Po zrozumieniu wszystkich konsekwencji tej decyzji, był przekonany, że proces przebiegnie gładko. Jednak gdy syndyk poinformował jego żonę o rozpoczęciu procedury, znajomy był zszokowany. Nie zdawał sobie sprawy, że informowanie współmałżonków jest standardową praktyką, mimo że prawnik stwierdził, że “przecież to oczywiste”.

Ten przykład pokazuje, jak niebezpieczne może być założenie, że wszyscy mają tę samą wiedzę o procedurach czy normach. Tego rodzaju założenia mogą prowadzić do poważnych nieporozumień i niepotrzebnego stresu. Aby unikać takich sytuacji, warto zawsze dążyć do pełnego i jasnego komunikowania wszystkich kluczowych informacji, nawet jeśli wydają się one oczywiste.

Mit 3: “Proste zasady są zrozumiałe dla wszystkich”

Ta niebezpieczna zasada często jest przyczyną nieporozumień, kiedy prosta w założeniu komunikacja okazuje się być wielowymiarowa i skomplikowana w percepcji odbiorcy. Przykładem może być projekt systemu CRM, który realizowaliśmy dla jednego z naszych klientów. System ten, opisany w dokumentacji jako umożliwiający “sortowanie alfabetyczne listy klientów i osób”, wydawał się jasny i prosty. Jednak na finiszu projektu, podczas prezentacji, klient zadał pytanie o możliwość wielopoziomowego sortowania danych, podobnego do funkcjonalności dostępnej w Excelu, co było zupełnie inne od naszej jednopoziomowej interpretacji.

Niespodziewane oczekiwania klienta wskazały na istotny problem w naszej komunikacji i rozumieniu zapisów umowy, które okazały się niejasne i otwarte na różnorodne interpretacje. Co więcej, nieporozumienie to niemal doprowadziło do sporu sądowego, co pokazało, jak kluczowe jest dokładne określanie oczekiwań i wyjaśnianie terminów nawet tych, które wydają się proste i oczywiste.

W związku z tym, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości, niezbędne jest prowadzenie otwartej i szczegółowej komunikacji z klientem na każdym etapie projektu. Wyraźne i konkretne definiowanie wszystkich terminów oraz upewnianie się, że obie strony mają takie samo rozumienie kluczowych punktów, jest nie tylko manifestacją profesjonalizmu, ale także elementem budowania trwałej i pozytywnej relacji z klientem.

Mit 4: “Dokładne notowanie zapewnia precyzyjne zrozumienie”

Jest powszechnie przyjętym przekonaniem, że staranne zapisywanie ustaleń gwarantuje, że wszystkie strony będą miały takie samo zrozumienie przekazanych informacji. Jednak praktyka pokazuje, że nawet najbardziej szczegółowe notatki mogą ulec zniekształceniu w procesie przekazywania dalej. Ilustracją tego jest doświadczenie handlowca, który po szczegółowym spotkaniu z klientem, dokładnie opisał ustalenia w systemie CRM. Informacje te następnie przekazano menedżerowi projektu, który miał za zadanie rozdzielić zadania między pracowników. Mimo staranności i precyzji w dokumentowaniu, ostateczne wykonanie projektu różniło się od tego, czego oczekiwał klient.

To zjawisko można porównać do dziecięcej zabawy w “głuchy telefon”, gdzie początkowe zdanie przekazywane szeptem przez kolejne osoby, stopniowo traci swoje pierwotne brzmienie i sens. Tak samo w procesach biznesowych, każde kolejne przekazanie informacji niesie ryzyko jej zmiany lub błędnej interpretacji. Dlatego tak ważne jest, aby zawsze potwierdzać kluczowe punkty i upewniać się, że wszystkie strony mają wspólne zrozumienie ustalonych kwestii, zamiast polegać wyłącznie na pisemnych notatkach.

Mit 5: “Wszystko jest takie, jak się wydaje”

To przekonanie, które często prowadzi do nieporozumień w sytuacjach, gdzie rzeczywistość jest znacznie bardziej skomplikowana, niż początkowo zakładano. Doskonałym przykładem jest spotkanie z klientem, który przedstawił prosty diagram procesu, który miał zostać zautomatyzowany w jego firmie. Na pierwszy rzut oka projekt wydawał się łatwy i niewymagający, co skłoniło do podjęcia go z optymizmem. Jednak, gdy rozpoczęła się faza szczegółowego doprecyzowywania funkcjonalności, okazało się, że “prosty” projekt obejmuje znacznie więcej złożonych elementów i etapów, niż zaznaczono na początkowym schemacie.

Niedocenienie złożoności zadania może prowadzić do niedoszacowania potrzebnego czasu, zasobów i kosztów, co bywa bolesne dla obu stron umowy. W omawianym przypadku, to co początkowo było zdefiniowane przez klienta jako kilka kroków na kartce papieru, w rzeczywistości okazało się skomplikowanym procesem z wieloma niuansami i zmianami, które musiały zostać uwzględnione. Z tego powodu, kluczowe jest, aby każde założenie było dokładnie analizowane i weryfikowane, zamiast przyjmować je na wiarę, że “wszystko jest takie, jak się wydaje”.

Podsumowanie

Podsumowując, omówione mity na temat skuteczności komunikacji ukazują, jak łatwo jest przecenić własne założenia o jasności i zrozumiałości przekazu. W każdej z przedstawionych historii, zarówno w kontekście osobistym, jak i profesjonalnym, widzimy, jak nieporozumienia wynikające z tych przekonań mogą prowadzić do frustracji, błędów i konfliktów. Te sytuacje podkreślają znaczenie ciągłego dopytywania, wyjaśniania i potwierdzania informacji, co jest kluczowe dla unikania niepotrzebnych komplikacji.

Dlatego ważne jest, aby zawsze starać się o klarowną i otwartą komunikację, zwracając uwagę na różnice w wiedzy, doświadczeniach i perspektywach rozmówców. Poprzez rzetelne wyjaśnianie i weryfikację naszych założeń, możemy znacząco poprawić jakość naszych interakcji, co przekłada się na lepsze rozumienie i skuteczniejszą współpracę. Zachęcamy więc do refleksji nad własnymi nawykami komunikacyjnymi i świadomego przełamywania barier, które mogą uniemożliwiać pełne zrozumienie między ludźmi.

Udostępnij ten artykuł