Bartosz Obermüller

Podczas realizacji projektów zdarzają się sytuacje, gdy chcemy oddać klientowi rezultat naszych prac. W idealnym scenariuszu klient przegląda efekty naszej pracy, akceptuje je i pozwala wystawić fakturę końcową, a w ślad za tym idzie terminowa płatność. Ale by przedstawiony przeze mnie obraz był kompletny, konieczne są jeszcze jednorożce, elfy i wróżki.

Rzeczywistość jednak zwykle “delikatnie” odbiega od przedstawionego obrazka. 

Najprostszym z odstępstw jest sytuacja, w której klient przegląda efekty naszej pracy, ale nie chce ich zaakceptować zauważając drobne odstępstwa lub usterki. Powstaje wtedy konieczność, abyśmy wprowadzili niezbędne zmiany do zrealizowanego projektu i ponownie zgłosili klientowi projekt do akceptacji.

Praktyka pokazuje, że jeśli klientowi zależy na jak najszybszym wykorzystaniu efektów realizacji projektu, to proces odbioru prac przebiegnie szybko i sprawnie. Zostaną wskazane ewentualne uchybienia, zostanie ustalony sposób ich naprawy i nikt nie będzie wkładał nam kija w szprychy. 

Zdarza się jednak, że nasz zleceniodawca z jakiegoś powodu próbuje opóźnić odbiór efektów naszej pracy i wynajduje szereg obiektywnie nieistotnych problemów, wielokrotnie zmuszając nas do ich naprawienia. 

Znam wiele takich przypadków, gdy zleceniodawca był zainteresowany tym, by odbiór prac był odsunięty w czasie. Czasem był to wynik problemów z jego kondycją finansową, gdy zdawał sobie sprawę z tego, że pozytywny odbiór projektu spowoduje niezwłoczne wystawienie faktury i konieczność zapłaty. Odroczenie odbioru było więc sposobem na uniknięcie trudnych sytuacji windykacyjnych. 

Inne są przypadki gdy w wyniku realizacji projektu powstaje dzieło, które w skończonej postaci generuje cykliczne koszty dla klienta (np. koszty utrzymania licencji). Jeśli nasz projekt jest skończony i gotowy do uruchomienia przez klienta, ale klient ma problem ze sprzedażą usługi swoim klientom, to ma świadomość, że będzie musiał koszty utrzymania systemu ponosić z własnej kieszeni. Odroczenie odbioru projektu staje się więc dla niego sposobem na opóźnienie momentu powstania kosztu i spore oszczędności. 

Jeszcze inna sytuacja może mieć miejsce, gdy klient jest zainteresowany jak najszybszym wdrożeniem wyników naszej pracy, ale nie są tym zainteresowani jego pracownicy i robią wszystko by moment zakończenia naszych prac opóźnić. W szczególności, gdy pracownicy są zaangażowani w proces odbioru, może się zdarzyć, że proces ten będzie przeciągał się w nieskończoność.

Może się także zdarzyć, że z różnych powodów klient nie ma możliwości przystąpienia do oceny efektów naszej pracy w ustalonym terminie i data odbioru projektu odsuwa się. Tego typu sytuacje były nagminne w czasie pandemii, gdy pomimo tego, że projekty były gotowe do odbioru, klienci zgłaszali brak możliwości ich oceny, nie podając innego terminu, w którym ten odbiór będzie mógł być przeprowadzony. Pół biedy, gdy niemożliwość odbioru projektu dotyczy odbioru końcowego. Natomiast, gdy projekt jest duży i w trakcie jego realizacji konieczne są odbiory cząstkowe, to brak możliwości przeprowadzenia któregokolwiek z nich powoduje kaskadę problemów z realizacją całego projektu. 

Czasem możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdy na etapie odbioru projektu klient wysuwa żądania wprowadzenia zmian do projektu, rozszerzające jego zakres. Teoretycznie tego typu sytuacja jest łatwa do rozstrzygnięcia i wystarczy wykazać przed klientem, że jego oczekiwania są bezzasadne. Sytuacja jednak przestaje być taka oczywista, gdy klient obstaje przy swoich oczekiwaniach, a na szali leży kwestia wypłaty dużych pieniędzy, od których zależy być albo nie być naszej firmy. Nie raz spotykałem się z sytuacją, gdy firmy decydowały się na spełnienie żądań klienta, pomimo ich bezzasadności.

Zakładając jednak, że projekt dociera do końca, klient podpisuje dokumenty potwierdzające zgodność realizacji z ustalonym zakresem, teoretycznie możemy otwierać szampana. Okazuje się jednak, że zbyt wcześnie jest jeszcze na pełnię zadowolenia.

Zdarza się, że na etapie ustalania wysokości kwoty, na jaką powinna być wystawiona faktura, pojawiają się różne pomysły klientów na obniżenie wartości faktury końcowej. 

Przykładem może być historia, w której realizacja dużego projektu została podzielona na kilkadziesiąt drobnych etapów. Wykonawca każdy z tych etapów realizował z zachowaniem najwyższej staranności, niemniej spóźnił się niemal z każdym z nich o kilka-kilkanaście dni. Na koniec projektu klient wygenerował raport opóźnień każdego z etapów i odnosząc to do zapisów umowy, doprowadził do obniżenia kwoty na fakturze końcowej o dobre kilka procent.

Spotkałem się też z praktykami, które mrożą krew w żyłach.

Wyobraźmy sobie firmę wykonującą instalacje elektryczne, która podpisała umowę z klientem na wykonanie robót instalacyjnych w nowobudowanym obiekcie. Prace, zgodnie z ustaleniami, miały zostać wykonane w dniach 1-30 czerwca danego roku. W zdefiniowanym terminie ekipa elektryków pojawiła się na placu budowy, ale okazało się, że nie są w stanie wykonać swojej pracy, ponieważ inni wykonawcy nie wymurowali jeszcze ścian, w których miały być poprowadzone przewody. Elektrycy wrócili do domu, informując klienta o zaistniałej sytuacji. Po dwóch miesiącach, gdy murarze zakończyli już swoje prace, elektrycy wkroczyli i w ciągu ustalonych 30 dni wykonali niezbędne instalacje. Jakież było zdziwienie elektryków, gdy na etapie odbioru prac klient zgłosił opóźnienie w terminie realizacji i konieczność naliczenia kary za to opóźnienie. Oburzenie elektryków było oczywiste, ale zgodnie z prawem w tego typu sytuacji jedyną ścieżką odwoławczą jest skierowanie sprawy na drogę sądową. Wiąże się to zwykle z zamrożeniem wynagrodzenia na wiele miesięcy, a nierzadko kilka lat. Jeśli są to środki istotne w budżecie firmy, to wykonawca nie zdecyduje się na tego typu krok. Znam sytuacje, w których wykonawcy decydowali się na przyjęcie kary w zamian za bezproblemową i szybką wypłatę środków za zrealizowaną usługę. 

Z jeszcze inną sytuacją można się spotkać w przypadku, gdy w dużych kontraktach nasz zleceniodawca w przededniu otrzymania faktury końcowej za realizowany projekt ogłasza swoją upadłość. 

Możemy tu rozpatrywać przynajmniej dwa przypadki. Pierwszy, w którym klient nie zapłaci nam za wykonane przez nas prace. Stajemy wtedy w trudnej sytuacji, bo zamiast cieszyć się z wpływu na konto musimy spisać tę realizację na straty. Oczywiście, możemy skierować sprawę do windykacji lub na drogę postępowania sądowego, ale w takich sytuacjach nie mamy pewności odzyskania całości należnych nam środków, a z całą pewnością termin ich wpływu znacznie się odsuwa. 

Zakładając jednak, że spółka, pomimo upadłości, dokona zapłaty za wykonane przez nas prace, to na mocy obowiązujących przepisów podatkowych fakt jej upadłości powoduje, że nie możemy odliczyć podatku VAT od tej transakcji. Oznacza to spore obniżenie rentowności rozliczanego projektu i może powodować poważne problemy finansowe firmy.

Podsumowując, realizacja projektu w realiach biznesowych, to nie zawsze sama kwestia przeprowadzenia odpowiednich prac w ramach wybranej metodyki projektu. Bo od momentu zakończenia projektu do otrzymania zapłaty zwykle jest jeszcze daleka droga.

Udostępnij ten artykuł