Bartosz Obermüller

Zacznijmy od krótkiej definicji, która przybliży nam nieco zagadnienie. Projekt to przedsięwzięcie, które charakteryzuje się określonym czasem trwania, posiada określony początek i koniec, a celem jego istnienia jest wytworzenie unikatowego produktu lub usługi. W projekcie charakterystyczne jest też to, że jego detale są doprecyzowywane w trakcie realizacji projektu.

Projekty zwykle są podzielone na mniejsze części – zadania, które nie są, lub są ze sobą powiązane, następują jedno po drugim, lub zdefiniowane są jednocześnie. Należy mieć świadomość, że w zależności od projektu i zakresu prac, czasem zadania muszą następować jedno po drugim, a w innym przypadku nie ma znaczenia, które zadanie zostanie wykonane pierwsze. Wyobraźmy sobie projekt dotyczący budowy domu. Naturalnym jest, że najpierw trzeba wykonać fundamenty, następnie ściany, a potem dach. Nie da się tego zrobić w innej kolejności. W nomenklaturze zarządzania projektami wprowadzono pojęcia następnik i poprzednik, aby opisać takie zadania, których realizacja ściśle zależy od efektu realizacji innego zadania, lub wpływa na inne zadanie. W naszym przykładzie zadanie wykonania fundamentów będzie poprzednikiem dla murowania ścian, zadanie budowy dachu – następnikiem dla murowania ścian. Następnik może być zaplanowany niezwłocznie po zakończeniu swojego poprzednika, ale często występują sytuacje, gdy niezbędne jest odczekanie jakiegoś czasu, zanim zostanie podjęta realizacja zadania następnika. I znów, odnosząc się do naszego przykładu, murowanie ścian zaraz po zalaniu fundamentów będzie kiepskim pomysłem – konieczne jest zachowanie tzw. przerwy technologicznej na wyschnięcie zaprawy i nabranie przez fundament odpowiedniej wytrzymałości. Musimy więc założyć, że po zakończeniu zadania związanego z wykonaniem fundamentów, podjęcie prac nad murowaniem ścian jest możliwe po (przykładowo) 7 dniach od wykonywania fundamentów.

Z drugiej strony w projektach istnieją zadania, które nie są ze sobą powiązane i ich realizacja jest konieczna, ale kolejność wykonania – bez znaczenia. W naszym przykładzie, związanym z budową domu, zadanie polegające na montażu gniazdek elektrycznych może być realizowane niezależnie od zadania dotyczącego tzw. białego montażu (umywalki, toalety, itp.). Oba te zadania są konieczne do wykonania, ale to czy najpierw swoją pracę wykona ekipa hydraulików czy elektryków – jest (poza sytuacjami wyjątkowymi, których nie chcę tu rozpatrywać) zupełnie obojętne. Oczywiście – do wykonania tych zadań konieczne jest uprzednie wykonanie ścian, instalacji i innych elementów, ale wzajemna zależność obu powyższych zadań – nie występuje.

Istotą takich ściśle powiązanych zadań jest to, że zmiana terminu realizacji jednego z tych zadań implikuje konieczność zmiany terminu zadań pozostałych. Znane są powszechnie sytuacje, gdy np. brak dostępności jakiegoś materiału powoduje konieczność opóźnienia wykonania jakiegoś zadania (etapu prac), a w konsekwencji zatrzymanie całej serii zależnych od tego etapu zadań. Powodów takich zmian w harmonogramie projektu może być cała masa, ale należy mieć świadomość, że w przypadku zadań powiązanych nawet niewielka zmiana w terminie realizacji jednego zadania może powodować całą serię zmian terminów wykonania innych zadań, a w efekcie może zagrozić terminowej realizacji całego projektu. Należy też pamiętać, że planowanie wykonywania poszczególnych zadań przez organizację wiąże się często z koniecznością koordynacji zajętości zespołów wykonujących te zadania z innymi obowiązkami, które mają zaplanowane do wykonania w innych projektach. W efekcie zmiana terminu realizacji jednego zadania może spowodować konieczność wprowadzenia całej kaskady zmian w terminach zespołów w tym i innych projektach. Zwykle taka zmiana stanowi poważny problem dla organizacji, a czasem jest wręcz powodem sporego kryzysu.

Zadania mogą być przypisane do konkretnych zespołów lub pojedynczych osób, mają ramy czasowe (początek i koniec), mogą mieć też przypisane priorytety.

Udostępnij ten artykuł