Bartosz Obermüller

Najbardziej uniwersalnym narzędziem, jakie spotykam w swojej praktyce biznesowej, jest Microsoft Excel lub jego odpowiedniki – arkusze kalkulacyjne z pakietów Open Office, Libre Office lub Google Docs. Firmy potrafią na excelach oprzeć działanie całej firmy, zarówno w zakresie prostych kalkulacji i obliczeń, jak i w kwestii obsługi zaawansowanych mechanizmów.

(w dalszej części mojego wpisu używam słowa excel pisanego z małej litery odnosząc się do łącznie wszystkich arkuszy kalkulacyjnych, a nie konkretnie programu Microsoft Excel.)

To, że arkusze kalkulacyjne są potężnymi narzędziami, to nie ulega kwestii. Ale trzeba zdawać też sobie sprawę z ich ograniczeń. 

Przypominam sobie pewnego klienta, który przybył na spotkanie ze mną twierdząc, że jest skrajnie wykończony fizycznie. Potrzebuje wsparcia, bo dłużej nie jest w stanie w ten sposób prowadzić swojej firmy. Jego firma działała w sektorze B2C (Business to Customer), czyli obsługiwała klientów indywidualnych. I to na dużą skalę, bo każdego miesiąca przyjmowała zlecenia od ponad 700 osób i każdą z nich w ciągu tego miesiąca musiała obsłużyć. Każde zlecenie klienci zgłaszali podczas rozmowy telefonicznej z moim klientem, często też ich obsługa wymagała bezpośredniego kontaktu telefonicznego z moim klientem w trakcie procesu obsługi. Nierzadko 24 godziny na dobę. 

Każde ze zleceń mój klient odnotowywał w arkuszu excela – jedno zlecenie to jeden wiersz. Następnie wykonywał filtrowanie zapisanych danych według kryteriów, które w danym momencie miały dla niego istotne znaczenie, a otrzymany zestaw informacji drukował i w formie papierowej przekazywał swoim pracownikom do realizacji.

Takie rozwiązanie było oczywiście wystarczające, gdy klientów było 50-100, ale przy 700 stanowiło poważny problem organizacyjny. A wizja ewentualnego wzrostu ilości klientów była dla mojego klienta istnym koszmarem.

Było jasne, że w przyjętym modelu biznesowym przydatność arkusza excela już dawno się wyczerpała.

Zaproponowaliśmy wprowadzenie dedykowanego rozwiązania informatycznego – systemu, w skład którego wchodziło kilka współpracujących ze sobą programów. Po pierwsze zbudowaliśmy stronę internetową oraz aplikację mobilną dla klientów. Dzięki nim klienci mogli składać zamówienia na usługi, a także na bieżąco śledzić postępy realizacji swojego zlecenia. Dodatkowo stworzyliśmy aplikację do obsługi zleceń, w której pracownicy firmy mojego klienta na bieżąco mogli realizować proces obsługi zleceń klientów. Do tej aplikacji automatycznie trafiały wszystkie zlecenia składane przez klientów, natychmiast po ich złożeniu, i mogły być od razu obsługiwane. Powstała też aplikacja na tablet, która zastąpiła drukowane przez mojego klienta kartki. Pracownicy mobilni otrzymali tablety, na które na bieżąco były wysyłane informacje, które dotychczas pracownicy otrzymywali w postaci wydruków. 

Wprowadzone zmiany spowodowały, że mój klient nie musiał osobiście przyjmować zleceń od swoich klientów, za każdym razem prowadząc z nimi rozmowy telefonicznej. Te czynności działy się automatycznie, bez jego udziału. Ponadto większość zadań została rozdysponowana pomiędzy poszczególnych pracowników firmy i znacząco usprawniona. Wszystko to spowodowało, że ewentualne skalowanie biznesu stało się możliwe i klient nie bał się już zwiększenia liczby zamówień. W efekcie, gdy miesięczna liczba zleceń przekroczyła 2000, klient obsługiwał je bez większych problemów.

Innym razem obsługiwaliśmy firmę, której biznes polegał na udzielaniu pożyczek dla klientów indywidualnych. Ten klient także wykorzystywał arkusze excela do prowadzenia swojego biznesu – w arkuszach odnotowywał cały przebieg komunikacji z każdym klientem, zapisując w jednym wierszu arkusza wszystkie dane związane z klientem ubiegającym się o udzielenie pożyczki. Proces analizy wniosków pożyczkowych realizował kopiując dany wiersz pomiędzy kolejnymi arkuszami excela. 

Oczywistym jest, że w ten sposób plik excela “puchł” w zastraszającym tempie. Ponadto, co znacznie ważniejsze, popełnienie błędu w trakcie poszczególnych operacji polegających na edycji i kopiowaniu danych, było tylko kwestią czasu. Konsekwencje takich działań były nie do przewidzenia. Szczególnie, jeśli wyobrazimy sobie, że dane w arkuszu przeglądali jednocześnie różni pracownicy i w tym samym czasie wprowadzali w nim zmiany.

Dla tego klienta zbudowaliśmy dedykowany program do obsługi umów pożyczkowych, dzięki któremu wyeliminowaliśmy wszystkie niedogodności stosowanego wcześniej arkusza kalkulacyjnego. Umożliwiliśmy tym samym jednoczesną pracę wielu pracowników, a liczbę błędów i pomyłek, dzięki wprowadzonym rozwiązaniom w interfejsie programu, zmniejszyliśmy niemal do zera.

Jeszcze inaczej arkusze excela wykorzystywał inny klient, którego biznes polegał na współpracy z kilkoma dostawcami, od których codziennie otrzymywał plik zawierający około 2000 wierszy każdy. Zadaniem mojego klienta było zebranie wszystkich danych, które codziennie do niego spływały, a następnie ich obsłużenie. Konieczne było podzielenie tych danych na poszczególne grupy według ustalonych kryteriów, a następnie rozdzielenie uzyskanych po podziale grup pomiędzy pracowników, których zadaniem jest ich obsługa. Na koniec dnia wszyscy pracownicy zwracają przetworzone przez siebie dane i są one odsyłane do poszczególnych dostawców.

Klient realizował cały ten proces wykorzystując arkusze excela – wszystkie dane od dostawców kopiowane były do jednego wspólnego arkusza excela, następnie dzielone na pojedyncze arkusze i rozdysponowywane pomiędzy pracowników. Na koniec dnia wszystkie arkusze od pracowników były ponownie sklejane w jeden duży arkusz, a następnie dzielone na arkusze powiązane z poszczególnymi dostawcami i do nich rozsyłane. 

Nie muszę chyba tłumaczyć jak bardzo zawiłym procesem był realizowany przez klienta “taniec z excelami”. I w jak wielu miejscach można było popełnić błąd.

Naszym zadaniem była budowa systemu, który zautomatyzował cały proces. Powstał program, który automatycznie importuje do bazy danych przesyłane przez dostawców pliki i natychmiast udostępnia przypisane do poszczególnych pracowników dane. Pracownicy klienta otrzymali możliwość obróbki tych danych w stworzonym przez nas systemie, a po zakończeniu ich pracy – system automatycznie formuje pliki excela i wysyła do odpowiednich dostawców. 

Dziesiątki godzin pracy pracowników, którzy zajmowali się dotychczas głównie kopiowaniem danych pomiędzy arkuszami excela, zastąpiły automatyczne procesy realizowane przez nasze oprogramowanie.

Kilka lat temu mieliśmy także przyjemność pracy z klientem, który o arkusze excela oparł cały proces produkcji realizowany w swojej firmie. Kierownik produkcji wprowadzał do arkusza dane dbając o ich spójność, aktualność i na każdym kroku pilnując, by rzeczywistość w procesie produkcji i w arkuszu były ze sobą zgodne. Oczywistym jest, że pomimo najszczerszych chęci, była to ciągła walka i bezkres korekt i zmian. Dopóki nowe zlecenia produkcyjne były dodawane na końcu ustalonego harmonogramu, to obsługiwany arkusz trzymał się jeszcze realiów. Ale jeśli tylko trafiały się zlecenia ekspresowe – a tym samym konieczność aktualizacji całego arkusza, przesuwanie obłożeń pracowników, maszyn i terminów – powodowały wiele godzin dodatkowej pracy kierownika produkcji, plus emocji, nerwów i stresu. Konieczność aktualizacji całego arkusza była też oczywista przy niemal każdej niezaplanowanej nieobecności pracownika lub awarii maszyny.

Każda zmiana w planie produkcji powodowała ryzyko pojawienia się błędów w regułach arkusza, których zadaniem była dbałość o dostępność materiałów produkcyjnych. Zdarzało się więc niejednokrotnie, że w dniu rozpoczęcia zaplanowanej produkcji, na magazynie brakowało materiału niezbędnego do tej produkcji. To oczywiście znów generowało konieczność zmian w planie produkcji i kolejne godziny pracy kierownika oraz jego stres i nerwy.

Ze względu na nietypowość procesu produkcyjnego klient nie zdecydował się na wdrożenie jednego z istniejących na rynku gotowych rozwiązań, ale zlecił nam budowę systemu dedykowanego. Dzięki naszemu rozwiązaniu wszystkie opisane powyżej mankamenty stosowanego wcześniej rozwiązania zostały wyeliminowane, a stworzony system pozwolił zaoszczędzić mnóstwo czasu, pracy i emocji kierownikowi produkcji. Nasz system dodatkowo objął swoim zakresem nie tylko dział produkcji, ale także zintegrował magazyn, dział zamówień, logistykę i inne działy firmy, których praca jest ściśle powiązana z realizowaną produkcją, a które dotychczas nie były obsługiwane. Dzięki tej integracji wszystkie procesy zachodzące wewnątrz firmy zostały od siebie uzależnione, a jakiekolwiek zmiany dzieją się automatycznie, o ile zostaną zaakceptowane przez uprawnione osoby.

Moje doświadczenie biznesowe pokazuje, że excel jest w firmach stosowany powszechnie, a niejednokrotnie stawiane przed nim zadania przekraczają znacznie zakres, jaki został zaprojektowany przez jego twórców. Dlatego wielokrotnie naszą rolą, jako firmy programistycznej, jest stworzenie oprogramowania, które automatyzuje realizowane obecnie w firmie klienta procesy i wyeliminuje obecny udział arkusza excel. 

Kilka lat temu stworzyliśmy program webFirma, który znakomicie realizuje ten cel i doskonale pomaga firmom w bieżącej obsłudze ich codziennych zadań. Program ten niemal z marszu jest gotowy do uruchomienia w firmach, w których obsługa projektów jest główną osią działalności. Często wdrażamy go jednak także w przedsiębiorstwach o innym charakterze działalności. Wprowadzamy wtedy odpowiednie modyfikacje i zmiany, aby program webFirma spełniał oczekiwania naszego klienta.

Udostępnij ten artykuł