Bartosz Obermüller

Niedawno znajomy zadał mi pytanie “skąd w firmie biorą się długi?”. Przyznam, że moje zdziwienie było ogromne. Bo temat wydaje się oczywisty, ale – jak się okazuje – wcale taki nie jest. 

Dlatego, chcąc możliwie najpełniej wytłumaczyć zagadnienie, postanowiłem stworzyć dedykowany wpis na ten temat.

Zatem: do brzegu.

Biznes ma swoje charakterystyczne terminy, tzn. termin podatku dochodowego, VATu, ZUSu, wynagrodzeń, różnych opłat, rat kredytowych lub leasingowych. Prowadząc biznes zaciągasz też zwykle różne zobowiązania, które wymagają od Ciebie posiadania środków na koncie najpóźniej w dniu terminu płatności każdej z faktur, aby móc te zobowiązania uregulować.

Obowiązek posiadania odpowiedniej ilości pieniędzy na koncie firmy wynika też z faktu zatrudniania pracowników – z konieczności terminowej wypłaty wynagrodzeń.

Realizacja projektu wiąże się z terminami, które nie zawsze są zgodne z tym, jaka jest charakterystyka wymaganych przepływów pieniężnych w Twojej firmie. Mało tego, nawet jeśli zagwarantujesz sobie w umowie z kontrahentem, że w trakcie realizacji projektu będziesz otrzymywał pieniądze cyklicznie, proporcjonalnie do wykonanej w ostatnim okresie pracy, to często zdarza się, że z różnych powodów w terminie, na którym Tobie zależy, klient tych środków Ci nie wpłaci. 

Mogą się zdarzyć sytuacje związane z zatorami płatniczymi w firmie klienta, kwestie związane z brakiem osób, które w firmie klienta są upoważnione do podjęcia decyzji o realizacji płatności, lub nie ma osoby, która ten przelew wykonuje. 

Znam też wiele firm, które przelewy wykonują w jeden dzień w tygodniu, np. w czwartki. I jeśli zdarzy się tak, że akurat w czwartek nie ma kogoś, kto może uruchomić Twoją płatność – no to masz pecha. Ale przecież kolejny czwartek już niedługo.

Może też zdarzyć się tak, że klient nie chce zaakceptować realizacji płatności do czasu spełnienia przez nas jakichś kryteriów, które traktuje jako istotne. Przykładowo: oczekuje, że dokończymy wykonanie jakiejś usługi lub dopełnimy jakiejś formalności. Zdarza się tak, że nasz projekt wykonany jest niemal w 100%, brakuje jedynie dokumentacji lub nie przeprowadziliśmy jakiegoś szkolenia – i klient wstrzymuje nam całą płatność dopóki nie wypełnimy jego żądań.

Jeśli zatem w dniu X mamy obowiązek zapłaty naszym pracownikom, dostawcom, urzędom jakiejś kwoty, to z natury rzeczy powinniśmy to zrobić. Jeżeli jednak z jakichś powodów te pieniądze do nas w dniu X nie dotarły i nasze konto jest puste, to w zasadzie mamy dwa wyjścia – pożyczyć wymaganą sumę, żeby wypełnić powinność lub nie zapłacić zobowiązania i poczekać do momentu, gdy na naszym koncie pojawią się oczekiwane pieniądze.

Niezależnie od tego, skąd finanse uda nam się zdobyć – pieniądze kosztują. Będziemy więc musieli oddać większą kwotę niż pożyczyliśmy. Pożyczka może okazać się jednak obarczona niższym kosztem niż ewentualne kwoty wynikające z egzekucji należności, jeśli nie spłacimy zobowiązania przez dłuższy czas. Tak czy inaczej, musimy mieć świadomość, że dodatkowy koszt pieniądza “zje nam” przynajmniej część zysku, który zakładaliśmy. Jeśli zakładany zysk był niższy niż koszt pieniądza – nie trzeba tłumaczyć konsekwencji.

Dla sytuacji finansowej firmy, olbrzymie znaczenie ma więc sam proces realizacji płatności za wykonaną usługę lub dostarczony towar. Jeśli założymy, że klient zapłaci nam za wystawioną przez nas fakturę w terminie płatności, to będziemy dysponować pieniędzmi, żeby terminowo odprowadzić od tej faktury podatki. Jeśli nie – musimy podatki zapłacić z innego źródła, lub ich w terminie nie zapłacić – narażając się na różne konsekwencje takiej decyzji. Jeśli wartość nieuregulowanej transakcji jest niewielka, to konsekwencje dla firmy są także do opanowania. Ale w sytuacji, gdy kwota jest znaczna, to brak płatności może być poważnym problemem. A płatność w różnych sytuacjach może się przeciągnąć o kilka tygodni, miesięcy… ale też, gdy sprawa wejdzie na poziom sporu sądowego – nawet kilka lat. Brak zapłaty sporych środków przez kilka lat może być poważnym problemem dla firmy, a nawet doprowadzić do jej upadłości.

Mogą się także pojawić problemy związane z rozbieżnościami między szacowaniem wartości transakcji, a faktycznymi kosztami ich realizacji.

Możemy wpaść w pułapkę związaną ze złym oszacowaniem terminów realizacji projektu. Powodów może być wiele, np. kwestie rozszerzania się zakresu projektu (tzw. projekt pełzający), opóźnione dostawy komponentów niezbędnych do realizacji projektu, kwestie fluktuacji czy braku dostępności zasobów (pracowników, podwykonawców, urządzeń, maszyn) lub wreszcie kwestie związane z terminowością odbiorów. Tak czy inaczej, gdy realizujemy projekt w ciągu 3 miesięcy, to koszty są niższe niż gdy ten sam projekt zrealizujemy w 4 miesiące. I niezależnie od powodów przesunięcia terminu zakończenia projektu – każdy dzień zwłoki to mniejszy zysk dla firmy. Bo zwłoka w terminie zakończenia projektu nie powoduje zwiększenia budżetu tego projektu – wysokość faktury końcowej zwykle jest stała, a wręcz z każdym dniem opóźnienia niższa z tytułu różnych kar i potrąceń. Nie dość więc, że ponosimy większe koszty w trakcie, to jeszcze końcowe rozliczenie nie pozwoli nam “się odbić”.

W obecnym czasie mamy też przykład sytuacji, która dotyka wielu firm, w szczególności z branży budowlanej. Zdarza się, że firmy podpisały umowy na wykonanie jakiejś inwestycji, ustalając z inwestorem budżet projektu na pewną kwotę. Wraz jednak z podwyżkami cen materiałów i podzespołów często okazuje się, że przewidziana pierwotnie kwota kontraktu jest zbyt niska i wykonawca nie jest w stanie wykonać usługi w tym budżecie. Jednocześnie, inwestor często nie jest w stanie lub nie chce zmienić wysokości budżetu. W efekcie wykonawca musi podjąć decyzję, czy ma zamiar wykonać projekt wiedząc z góry, że przyniesie mu stratę, czy odstąpi od realizacji projektu płacąc karę za zerwanie kontraktu.

Zdarza się także jednak, że wartość kontraktu została źle oszacowana i wyceniona przez wykonawcę, np. ze względu na błąd kosztorysowania, złe założenia lub niedopatrzenia. Podwyżki cen nie mają w takich przypadkach znaczenia – występuje błąd ludzki. Podobnie jak we wcześniejszych sytuacjach – po właściwym przeliczeniu kosztów, które trzeba ponieść, budżet projektu często nie pokrywa kosztów realizacji projektu. Podobnie jak poprzednio – pozostaje pytanie czy dokończyć projekt licząc się ze stratą, czy zerwać kontrakt już na tym etapie, ponosząc konsekwencje i kary za odstąpienie od realizacji kontraktu.

Nawet jeśli w Excelu, na sucho, nasz biznes wygląda doskonale i z tabelek wynikają duże zyski, to w praktyce mogą one stopnieć w zupełnie nieoczekiwanych okolicznościach. I pozostawić nas z poważnymi problemami zamiast spodziewanego zarobku.

Udostępnij ten artykuł