W przypadku projektów często pojawia się kwestia przypisania do nich zasobów. Przez zasoby rozumiem ludzi, pieniądze, materiały, maszyny i urządzenia.
Jeśli firma realizuje więcej niż jeden projekt na raz, wtedy planowanie wykorzystania zasobów w każdym z projektów jest kluczowe. Jeśli nie zostanie to odpowiednio przewidziane i przygotowane, może się okazać, że pojawią się konflikty i przykładowo urządzenie niezbędne do realizacji prac w projekcie X będzie niedostępne, ponieważ będzie wykorzystywane w projekcie Y. Jeżeli firma dysponuje wyłącznie jednym takim urządzeniem, wtedy wystąpi spory problem, mogący skutkować opóźnieniami w projekcie, oraz oczywiście niepotrzebnymi nerwami i stresem.
Nawet jeśli firma realizuje jeden projekt, wtedy zabezpieczenie sobie dostępności zasobów w odpowiednim czasie także jest bardzo ważne. Już nie ze względu na kolizje własnych zasobów z innymi projektami, ale na odpowiednie włączanie zasobów we właściwym czasie. Przykładowo, jeśli realizujemy projekt budowy domu, musimy zaplanować terminy poszczególnych działań w projekcie, aby móc przewidzieć, na kiedy musimy zabezpieczyć środki finansowe na potrzeby zakupu materiałów na ten etap prac.
Podsumowując: odpowiednie zaplanowanie dostępności zasobów we właściwym czasie pozwoli na skuteczną realizację projektu oraz uniknięcie problemów i stresu w trakcie pracy.
Namawiam do tego, by każdy z takich elementów rozpisać, by łatwiej było się do nich odnieść, zauważyć nieścisłości i kolizje. Można do tego celu użyć kartki papieru, arkusza kalkulacyjnego lub specjalistycznego oprogramowania – nie chcę w tym wpisie poruszać tematu właściwych narzędzi do zarządzania projektami, opiszę je wkrótce w osobnym wpisie. Chodzi jednak o to, by projekt został opisany, a dostęp do odpowiednich zapisów był możliwy dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu.
Znam jednak wiele projektów, które zostały zaplanowane “w głowach” menedżerów i plany te nie zostały przelane na papier, ani upublicznione w żaden inny sposób. To prosta droga do problemów. Menedżer w takiej sytuacji jest jedynym źródłem wiedzy na temat terminów, planów na wykorzystanie i rezerwację zasobów. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, gdy menedżer zapomina o jakimś detalu projektu, szczególnie gdy projekt jest rozciągnięty w czasie, myli kolejność lub terminy realizacji zadań lub spóźnia się z zabezpieczeniem zasobów. Może się też zdarzyć, że nie przekaże odpowiednich detali wykonawcom poszczególnych zadań. To wszystko wpływa na skuteczność i terminowość realizacji projektu.
Szczególnym typem zasobu w projekcie jest gotówka. Jest oczywistym, że znajduje ona zastosowanie w wielu aspektach w trakcie realizacji projektu, np. utrzymaniu zespołu i pokrywaniu kosztów materiałów. Chcę jednak zwrócić uwagę na konieczność zabezpieczenia gotówki na potrzeby zakupu materiałów, towarów i usług od dostawców. Brak jej posiadania w odpowiednim momencie może w sposób bezpośredni zagrozić terminowej realizacji projektu.
W planowaniu wykorzystania zasobów w projekcie warto także wziąć pod uwagę czas, jaki jest niezbędny do pozyskania i przygotowania niezbędnych zasobów. Szczególnie, jeśli te zasoby musimy pozyskać spoza firmy – wynająć lub kupić. Zwykle konieczne jest przygotowanie różnych dokumentów, czasem prowadzenie negocjacji, a czasem wręcz wybór dostawcy usługi, materiału, urządzenia lub maszyny. Wszystko to wymaga czasu i jeśli go nie przewidzimy w planie projektu – może to wpędzić nas w spore kłopoty. Ponadto, nie zawsze jest możliwość wcześniejszej rezerwacji zasobów u naszego dostawcy. Może się więc okazać, że gdy będą nam one potrzebne, dostawca akurat nie będzie miał ich dostępnych.
Weźmy przykładowo kwestię budowy domu – załóżmy, że na pewnym etapie prac konieczne jest wynajęcie rusztowań, których nie posiadamy w naszych zasobach. Rusztowania te są konieczne do wykonania elewacji domu – bez nich ten etap prac nie może zostać zakończony. Możemy takie rusztowania wynająć, ale jeśli nasz dostawca, mając ich ograniczoną ilość, wynajął je akurat innej firmie – nasz harmonogram prac może runąć. Dlatego przewidując poszczególne działania w projekcie – warto jest zabezpieczyć sobie także odpowiedni czas na zagadnienia organizacyjne i formalności związane z wykorzystywaniem zasobów.
Bardzo istotnym jest, aby po zaplanowaniu wykorzystania zasobów w projekcie – na bieżąco monitorować ich wykorzystanie. Kluczowym jest, by mieć świadomość, że każde wykorzystanie zarówno własnych, jak i zewnętrznych zasobów, generuje koszty. Trzeba je zbierać i sumować na bieżąco, aby mieć baczenie na to, czy projekt jest realizowany zgodnie z założeniami i czy utrzymywane są ramy finansowe – ma to kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa finansowego projektu, a nierzadko – płynności finansowej całej firmy. Nierzadko obserwowane są bowiem projekty, w których brak bieżącego monitoringu kosztów powoduje zbyt dużą swobodę w podejmowaniu decyzji zakupowych, co w efekcie powoduje kłopoty z utrzymaniem ram finansowych projektu.
Jestem właścicielem softwarehouse’u LEA24.
Od 2000 roku zajmuję się optymalizacją procesów w firmach, projektowaniem i tworzeniem dedykowanych rozwiązań informatycznych, doradztwem w zakresie oprogramowania i sprzętu, a także promocją w internecie.
Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia o nowych treściach, jakie będą pojawiały się na moim blogu, oraz dedykowane materiały – pozostaw swój adres e-mail. Obiecuję, nie będę Cię spamował – otrzymasz tylko najpotrzebniejsze informacje.
