Bartosz Obermüller

Płynność finansowa to zdolność firmy do terminowego regulowania swoich zobowiązań. W aktualnej gospodarce, gdzie rynek i otoczenie biznesowe są pełne wyzwań, zarządzanie płynnością jest kluczowe dla stabilności i rozwoju przedsiębiorstwa. W poprzednim wpisie pisałem o różnych przyczynach problemów przedsiębiorców z utrzymaniem płynności finansowej i zdolności do terminowej realizacji swoich zobowiązań. 

Dziś nieco więcej o tym, jak sobie z tymi problemami radzić. Przedstawię kilka praktyk, które mogą pomóc w utrzymaniu bieżącej płynności finansowej firmy. Sukcesywnie, w kolejnych artykułach, temat będę rozwijał i uzupełniał o kolejne sposoby i pomysły.

Podstawą dla utrzymania płynności finansowej firmy jest odpowiednia proporcja przychodów wynikających ze sprzedaży towarów i usług, do kosztów wynikających z prowadzonej działalności. Jeśli łączna wartość kosztów przewyższa sumę przychodów, to nawet “Salomon z próżnego nie naleje”. Firma musi więc zadbać o odpowiedni wolumen sprzedaży, aby przychody przewyższały sumę kosztów. Aby generował się dochód. Zysk. Bo zysk w firmie jest najważniejszy.

Pewien mój znajomy, gdy podczas rozmowy wchodziliśmy na temat kondycji przedsiębiorstw, zwykł mawiać: “zlecenia, zlecenia, zlecenia”. Jego zdaniem to remedium na wszelkie problemy. Twierdził, że jeśli firma skupi się na skutecznym pozyskiwaniu zleceń (lub mówiąc inaczej: kontraktów lub zamówień) – obroni się przed wszelkimi problemami.

Czy jednak jest tak rzeczywiście? Zdarzają się bowiem sytuacje, że firma pozyskuje dużą ilość zleceń, na papierze i w Excelu wszystko się zgadza, ale występują problemy ze skutecznym uzyskaniem pieniędzy od klientów. I to z wielu różnych powodów – pisałem o nich w ostatnim wpisie.

Dziś o metodach radzenia sobie z tym, by pieniądze były nie tylko na papierze, ale także na koncie bankowym firmy. 

Zaliczki i przedpłaty

Pierwszą z metod jest stosowanie zaliczek i przedpłat. Stało się ono powszechną praktyką w biznesie i to z kilku ważnych powodów. Zaliczka, jako forma częściowej zapłaty przed realizacją pełnej usługi lub dostarczeniem produktu, posiada wiele korzyści, które mają kluczowy wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Przede wszystkim, zaliczka może stanowić istotne wsparcie dla płynności finansowej przedsiębiorstwa. Wpływając na konto firmy przed pełnym zakończeniem transakcji, pozwala przedsiębiorcy na wcześniejsze pokrycie pewnych kosztów związanych z realizacją zlecenia, takich jak zakup materiałów czy wynagrodzenie pracowników. W efekcie, przedsiębiorstwo jest mniej zależne od terminowości płatności za całość usługi, co zmniejsza ryzyko problemów finansowych w przypadku ewentualnych opóźnień.

Wprowadzenie do procesu sprzedaży mechanizmu zaliczkowego jest także pewnego rodzaju zabezpieczeniem interesów przedsiębiorstwa. W sytuacji, gdy klient nie wywiązuje się z pełnej zapłaty w terminie, przedsiębiorca przynajmniej ma pewność, że część kosztów została już pokryta. Dodatkowo, otrzymanie zaliczki jest psychologicznym sygnałem dla obu stron, że zobowiązanie jest traktowane poważnie, co może działać na korzyść terminowości finalnych rozliczeń.

Otrzymanie zaliczki ma również aspekt psychologiczny dla przedsiębiorcy. Jest to swoiste potwierdzenie, że klient traktuje transakcję serio i jest zdecydowany na współpracę. Taki gest często buduje zaufanie i pozytywne relacje biznesowe pomiędzy stronami.

Szybkie wystawianie faktur

Drugim z elementów, który ma wpływ na poprawienie płynności finansowej przedsiębiorstwa, jest szybkie wystawianie faktur. Jest to jedno z najprostszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych narzędzi w zarządzaniu przepływami pieniężnymi. W praktyce biznesowej, każdy dzień opóźnienia w wystawieniu faktury przekłada się na potencjalny dzień dłuższego oczekiwania na płatność. Często przedsiębiorcy skupiają się na dostarczaniu usług lub produktów, traktując administracyjny proces wystawiania faktur jako działanie drugorzędne. Jest to jednak błąd, który może prowadzić do znaczących opóźnień w przepływie gotówki.

Kiedy firma skupia się na niezwłocznym wystawianiu faktur, przekłada się to bezpośrednio na szybszy wpływ środków na jej konto. Co więcej, przyspieszając proces fakturowania, firma daje sobie więcej czasu na reagowanie w przypadku opóźnień w płatnościach czy ewentualnych błędach w dokumentach. Ponadto, klient, widząc szybką reakcję w zakresie rozliczeń, postrzega takie przedsiębiorstwo jako bardziej profesjonalne i skrupulatne, co może wpłynąć na jakość dalszej współpracy.

W dzisiejszych czasach technologia oferuje wiele narzędzi do automatyzacji procesu wystawiania faktur, co znacząco przyspiesza ten proces i minimalizuje ryzyko błędów. Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie do fakturowania nie tylko zwiększa efektywność działania, ale również może być kluczowa dla utrzymania płynności finansowej.

Co jednak ma zrobić przedsiębiorca, gdy jego partner biznesowy stawia przed nim przeszkody i uniemożliwia mu wystawienie faktury, opóźnia podpisanie protokołu odbioru czy zgłasza drobne uwagi do jakości dostarczonej usługi czy towaru? Istnieje kilka kroków, które można w takiej sytuacji wdrożyć w życie.

Przede wszystkim komunikacja jest kluczem. Zamiast podejmować pochopne decyzje, warto najpierw zrozumieć powody takiego zachowania partnera. Może to wynikać z problemów wewnętrznych w jego firmie, które są chwilowe. Rozmowa i wyjaśnienie wszelkich niejasności często prowadzi do szybkiego rozwiązania problemu. W trakcie takiej rozmowy warto też zwrócić uwagę na to, jakie są konsekwencje dla obu stron wynikające z opóźnień w płatnościach czy innych nieuregulowanych spraw.

Jeśli komunikacja bezpośrednia nie przynosi rezultatów, warto rozważyć mediację biznesową. Neutralna trzecia strona może pomóc w zrozumieniu stanowisk obu stron i doprowadzić do rozwiązania, które będzie dla obu stron korzystne.

W sytuacji, gdy zgłaszane uwagi dotyczące jakości są nieuzasadnione, warto posiadać solidną dokumentację dotyczącą realizacji usług czy dostarczenia towaru. Zdjęcia, e-maile potwierdzające zgodę na dane rozwiązania czy inne dowody mogą być kluczowe w ewentualnym sporze.

Jeśli jednak problemy z partnerem biznesowym stają się chroniczne i zagrażają płynności finansowej firmy, warto rozważyć poszukiwanie alternatywnych dostawców czy klientów. Współpraca biznesowa oparta na wzajemnym zaufaniu i transparentności jest nie tylko łatwiejsza, ale też bardziej rentowna w dłuższej perspektywie.

Oczywiście, ostatecznym krokiem, jeśli żadne z powyższych działań nie przyniesie rezultatów, jest skorzystanie z pomocy prawnej. Chociaż jest to najbardziej ekstremalne rozwiązanie, czasami jest nieuniknione w celu ochrony interesów przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady eksperta w zakresie prawa handlowego. 

Monitorowanie terminów płatności

Kolejnym z elementów, na który należy zwrócić uwagę w celu poprawy stabilności i kondycji finansowej firmy, jest monitorowanie terminów płatności. Stałe śledzenie tych terminów daje możliwość szybkiego reagowania w przypadku opóźnień. Oczywiście nie chodzi tu jedynie o konieczność naciskania na kontrahenta, ale przede wszystkim o możliwość przewidywania i zapobiegania potencjalnym problemom płynnościowym.

Biorąc pod uwagę zabezpieczenie interesów przedsiębiorstwa, monitorowanie terminów płatności jest również narzędziem, które umożliwia szybsze podejmowanie działań windykacyjnych. Im wcześniej przedsiębiorca jest świadomy opóźnienia, tym szybciej może podjąć kroki mające na celu odzyskanie należności, zanim sytuacja stanie się krytyczna.

Jednocześnie systematyczne śledzenie terminów płatności i konsekwentne egzekwowanie ich przestrzegania buduje wizerunek firmy jako profesjonalnej i dbającej o swoje interesy. Długoterminowo taka postawa może wpływać korzystnie na relacje z kontrahentami, którzy będą bardziej zmotywowani do terminowego regulowania zobowiązań.

W dobie cyfryzacji wiele przedsiębiorstw korzysta z automatycznych systemów do monitorowania płatności. Umożliwiają one nie tylko bieżącą kontrolę nad wpływami, ale również generowanie przypomnień dla kontrahentów czy prognozowanie przyszłych przepływów pieniężnych.

Rabaty za wcześniejszą płatność

Jeszcze innym pomysłem na usprawnienie przepływów pieniężnych w firmie może być stosowanie rabatów za wcześniejszą płatność. Stało się ono popularnym narzędziem, które wiele firm wykorzystuje w celu zachęcenia swoich kontrahentów do szybszego regulowania należności. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że taka praktyka obniża marżę przedsiębiorstwa, korzyści płynące z poprawy płynności finansowej często przewyższają ewentualne straty. Przykładowo, koszty ewentualnej windykacji mogą wielokrotnie przewyższać wysokość rabatu, który w ten sposób zastosujemy.

Rabaty za wcześniejszą płatność nie tylko przyspieszają przepływy pieniężne, ale też wpływają na postrzeganie firmy przez kontrahentów. Taka praktyka jest często odbierana jako wyraz elastyczności i gotowości do nawiązywania partnerskich relacji biznesowych. Kontrahenci, widząc korzyść finansową wynikającą z wcześniejszej płatności, mogą być bardziej skłonni do długoterminowej współpracy i terminowego regulowania zobowiązań w przyszłości.

Jednocześnie, stosowanie rabatów może działać na korzyść wizerunku firmy w oczach kontrahentów. Demonstruje to dbałość o relacje biznesowe oraz chęć budowania wzajemnych korzyści w ramach współpracy.

Dziś poruszyłem zaledwie kilka aspektów związanych z radzeniem sobie z trudnościami związanymi z odzyskaniem pieniędzy za zrealizowaną usługę czy dostarczony towar. W kolejnych artykułach przedstawię następne – serdecznie zapraszam do lektury.

Udostępnij ten artykuł