Bartosz Obermüller

Większość firm wykorzystuje projekty do osiągania swoich celów biznesowych. Aby te projekty były skuteczne, niezbędne jest monitorowanie postępu i kontrola. Jak więc skutecznie kontrolować postęp projektu? Dziś staram się odpowiedzieć na to pytanie.

Co to jest kontrola postępu projektu?

Kontrola postępu projektu to proces, który pozwala menedżerom projektów na śledzenie postępu projektu i zapewnienie, że jest on realizowany zgodnie z założonym harmonogramem i budżetem. Kontrola postępu obejmuje także identyfikację i zarządzanie ryzykiem, kontrolę jakości oraz zarządzanie zasobami i komunikacją.

Początki kontroli postępu projektu sięgają czasów, kiedy projekty były realizowane ręcznie, bez wsparcia komputerowego. W miarę rozwoju technologii, kontrole postępu stały się coraz bardziej zaawansowane. Dzisiaj, dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami, proces ten jest znacznie bardziej efektywny i precyzyjny.

Podstawową zasadą kontroli postępu projektu jest regularne monitorowanie i śledzenie postępu projektu w odniesieniu do założonego harmonogramu i budżetu. Każde odchylenie od planu powinno być natychmiast identyfikowane i analizowane. Jeśli jest to konieczne, należy podjąć działania korygujące.

Co kontrolować w projekcie?

Kontrola harmonogramu projektu jest niezbędna do zapewnienia, że wszystkie zadania są realizowane zgodnie z planem. Jeśli jakiekolwiek zadanie jest opóźnione, może to wpłynąć na cały projekt. Dlatego ważne jest, aby regularnie monitorować harmonogram i podejmować odpowiednie działania, gdy pojawiają się opóźnienia.

Kontrola zasobów projektu obejmuje zarówno zasoby materialne, jak i ludzkie. Należy monitorować, czy zasoby są wykorzystywane efektywnie i czy są wystarczające do realizacji projektu. Jeśli zasoby są niewystarczające, może to prowadzić do opóźnień w realizacji projektu.

Kontrola jakości w projekcie polega na monitorowaniu i mierzeniu jakości wyników projektu. Należy zapewnić, że wyniki projektu spełniają określone standardy i oczekiwania. Jeśli jakiekolwiek wyniki nie spełniają tych standardów, należy podjąć odpowiednie działania.

Kontrola ryzyka w projekcie polega na identyfikacji, ocenie i zarządzaniu ryzykiem. Należy zidentyfikować potencjalne zagrożenia dla projektu, ocenić ich prawdopodobieństwo i wpływ, a następnie podjąć działania mające na celu zminimalizowanie ryzyka.

Różne typy kontroli postępu projektu

Istnieją różne typy kontroli postępu projektu, które można stosować w zależności od specyfiki projektu i organizacji.

Kontrola ciągła polega na ciągłym monitorowaniu i śledzeniu postępu projektu. Jest to najbardziej efektywny sposób kontroli postępu, ponieważ pozwala na natychmiastowe identyfikowanie i rozwiązywanie problemów.

Kontrola cykliczna polega na przeprowadzaniu kontroli w regularnych odstępach czasu. Może to być na przykład raz w tygodniu, raz na miesiąc itp. Ten typ kontroli jest szczególnie przydatny w przypadku długoterminowych projektów.

Kontrola na poziomie faz projektu polega na przeprowadzaniu kontroli na końcu każdej fazy projektu. Pozwala to na ocenę postępu na każdym etapie projektu i podejmowanie decyzji o dalszych działaniach.

Przykłady zastosowania kontroli postępu projektu

Kontrola postępu projektu jest niezbędna w każdym projekcie, bez względu na jego rodzaj czy branżę.

W projektach budowlanych kontrola postępu jest niezbędna do śledzenia postępu prac budowlanych, zarządzania zasobami, kontrolowania jakości wykonania oraz zarządzania ryzykiem.

W projektach badawczych kontrola postępu jest używana do monitorowania postępu badań, zarządzania zasobami, kontrolowania jakości wyników badań oraz zarządzania ryzykiem związanym z badaniami.

W projektach IT kontrola postępu jest wykorzystywana do śledzenia postępu prac programistycznych, zarządzania zasobami, kontrolowania jakości kodu oraz zarządzania ryzykiem związanym z rozwojem oprogramowania.

Ciekawostki

Kontrola postępu projektu to niezwykle ważny element zarządzania projektami, jednak nie zawsze jest realizowana w sposób właściwy.

Jednym z najgorszych przykładów kontroli postępu projektu jest zapewne projekt budowy nowego lotniska w Berlinie. Projekt ten był opóźniony o kilka lat i przekroczył budżet o miliardy euro, ponieważ nie było skutecznej kontroli postępu.

Z drugiej strony, jednym z najlepszych przykładów skutecznej kontroli postępu projektu jest zapewne projekt budowy Burj Khalifa – najwyższego budynku na świecie. Projekt ten został zrealizowany na czas i w ramach budżetu, dzięki skutecznemu monitorowaniu i kontroli postępu.

Już za czasów budowania Wielkiego Muru Chińskiego, monitorowano proces realizacji projektu. Odbywało się ono za pomocą systemu sygnalizacyjnego zwanego “Yam System”. Dzięki niemu informacje o zagrożeniach były przekazywane na odległość, aż do najbardziej odległych miejsc budowy.

Podsumowanie

Kontrola postępu projektu jest kluczowym elementem zarządzania projektami. Dzięki niej menedżerowie projektów mogą śledzić postęp projektu, identyfikować problemy i podejmować odpowiednie działania. Kontrola postępu obejmuje zarządzanie harmonogramem, zasobami, jakością, ryzykiem i komunikacją. Istnieją różne typy i metody kontroli postępu, które można stosować w zależności od specyfiki projektu i organizacji.

Pamiętaj więc, jeśli chcesz, aby Twój projekt zakończył się sukcesem, regularne monitorowanie postępu i kontrola są kluczem!

Udostępnij ten artykuł